Kesäkuussa 2001 Suomalaisen Kirjallisuuden Seura järjesti henkilökunnalleen seminaarin aiheesta Hallintomenettely, harkintavalta ja henkilötietojen suoja. Luennoitsija, OTT, VT, dosentti Aarre Tähti sai etukäteen nimettöminä lähetettyjä kysymyksiä, joihin hän myös vastasi. Hänet yllättivät kysymysten runsaus ja laatu - se että yksittäinen työntekijä joutuu päivittäisiä rutiineja tehdessään pelkäämään. Koulutuspäivä oli pitkä ja perusteellinen. Kiitollisina totesimme, että nyt pystymme ainakin varautumaan vaaraan, vaikka tietomme ovat vielä puutteelliset.
Arkistoaineiston elinkaaren kannalta luovutussopimus on olennaisen tärkeä. Siinä määritellään ehdot, joilla arkisto saa toimintavallan aineiston käsittelyyn. Asiakas voi täyttää pelkistetyn luovutuskuitin Sota-arkiston tapaan vaikkapa arkiston verkkosivulta. Arkisto täydentää luovuttajaverkostoaan vaivattomalla tavalla ja kaukana asuville suodaan näin mahdollisuus luovuttaa aineistojaan. Luovutuskuitissa kysytään luovuttajan henkilö- ja yhteystiedot sekä pyydetään luonnehtimaan luovutettavia asiakirjoja (NN:n arkistojäämistö, oma kirjeenvaihto, paikasta X löydettyjä asiakirjoja jne).
Luovuttaja määrittelee kahdesta vaihtoehdosta ohjeen, jonka mukaan luovutettavan arkiston suhteen tulee toimia. Onko lahjoitus vapaasti tutkijoiden käytettävissä? Onko aineisto täydennystä aiemmin luovutettuun aineistoon? Vastaanottava arkistolaitos saa järjestää asiakirjat parhaaksi katsomallaan tavalla varaten oikeuden palauttaa tai siirtää toiseen arkistoon epätarkoituksenmukaisen aineiston. Luovutuskuitin mukaan arkisto saa julkaista aineistosta tietoja tietosuojalainsäädännön sallimassa laajuudessa. Sellaisten asiakirjojen osalta, jotka kuuluvat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tai muun lainsäädännön piiriin, noudatetaan lainsäädännössä tietojen antamisesta annettuja määräyksiä.
Mikäli luovuttaja tahtoo sopia asiakirjoihin liittyvistä oikeuksista, laaditaan luovutussopimus. Asiakirjat säilyvät luovuttajan omistuksessa, kunnes sopimus on valmis. Olen tutkinut arkistojen käyttämiä luovutussopimuksia ja soveltanut tietojani malliin, joka toimisi runkona neuvotteluissa sekä haastattelunauhoitukseen ryhdyttäessä. Jokainen sopimus räätälöidään kuitenkin tapauskohtaisesti yksityisarkistoa luovutettaessa.
Arkistoalalla työskentelevät tarvitsevat yhteiset menettelytapaohjeet. Lainkuuliaisuus voimassa oleville laeille on kansalaishyve, jota yksityiset henkilöt pitävät kunnia-asiana. Eettinen tapanormisto on vielä ehdottomampaa ja usein edeltää lain säätämistä: oikeusperiaatteet, maan tapa, henkiset arvot, moraali ja kulttuuri antavat taustaa säännösten sanatarkalle soveltamiselle. Arkistonhoitajan on vaikea seurata voimassa olevaa lainsäädäntöä, joka muuttuu jatkuvasti. Normitulvasta ei saa otetta eikä synnynnäinen oikeustaju riitä neuvomaan, saako tiedon kirjata internetiin tai saako tiedon julkistaa. Työtä lisääviä sopimuksia ei osata tulkita, valta- ja vastuusuhteet hämärtyvät. Onko varmuuden vuoksi omaa vastuuta karttamalla kieltäydyttävä palvelemasta asiakasta? Mitä tehdä, jos asiakas löytää laista porsaanrei’än?
Luottamuksellisten suhteiden luominen ja säilyttäminen lahjoittajakuntaan ovat arkistotoiminnan ehdoton edellytys. Eettiseen toimintaan sisältyvät kunniallisuus, lainkuuliaisuus, rehellisyys, avoimuus ja kohtuullisuus. ”Pacta sunt servanda,” sanoivat roomalaiset. ”Sopimukset sitovat,” sanoi dosentti Tähti. Aineistoa luovutettaessa ja haastattelua aloitettaessa sovittuja ehtoja noudatetaan. Eettiset ohjeet auttavat arkistonhoitajaa herättämään yleistä luottamusta ammattikuntaa kohtaan ja estävät konflikteja henkilökohtaisten moraalikoodien ja esimerkiksi laitosten toiminnan välillä. Yleisten periaatteiden kirjaamisen lisäksi ne ohjaavat hankintaperiaatteita, suhteita lahjoittajiin, kuvailu- ja luettelointiperiaatteita, säilytystä ja seulontaa.
Arkistot eivät kilpaile aineistoista vaan toimivat yhteisesti avustavassa hengessä. Arkistoaineiston seulonta tapahtuu arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellyin edellytyksin. Museoiden yhteistyö keräämisen alalla voisi ohjata myös arkistotointa. Kansainvälisen museoliiton (ICOM) yleiskokouksessa hyväksyttiin 6.7.2001 ehdotus museotyön ammattieettisiksi säännöiksi, jonka suomennoksen ICOM-Suomen osasto hyväksyi 30.10.2001. ”Jokaisen museon tulisi myöntää ja hyväksyä yhteistyö- ja neuvottelutarve samantyyppisten museoiden välillä ja olla yhteydessä sellaisiin muihin instituutioihin, joiden kanssa voi syntyä ristiriitoja keräämistoiminnassa ja tutkimusalan määrittelemisessä. Museoiden tulisi kunnioittaa muiden museoiden keräilyaloja. Poistoihin kokoelmista suhtaudutaan periaatteessa kielteisesti. Lahjoittaminen, vaihto, myyminen tai tuhoaminen edellyttävät ammatillista harkintaa korkealla tasolla ja hallintoelimen tulisi suostua siihen vasta tämän harkinnan ja mahdollisesti tarvittavan juridisen neuvonpidon jälkeen. Päätökset sekä kyseiset esineet tulee dokumentoida täydellisesti, ja on suoritettava asianomaiset toimenpiteet esinettä koskevan dokumentaation (mukaan lukien valokuvat ja muilla tekniikoilla suoritetut tallenteet) säilyttämiseksi tai mahdollisesti siirtämiseksi.”
Henkilökohtaiset mielipiteet eivät saa vaikuttaa tietopalveluun. Arkistonhoitajan tulee ohjata muita tutkijoita myös lähteille, jotka ovat hänen oman tutkimuksensa kohteena. Eettiset ohjeet ohjaavat arkistonhoitajia kunnioittamaan tekijöiden ja tutkimuksen kohteiden yksityisyyttä.
Arkistonhoitajan eettiset säännöt hyväksyttiin Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) yleiskokouksessa Pekingissä 6.9.1996. Äänitearkistoalan kansainvälisen järjestön IASAn eettiset ohjeet löytyvät filosofisten periaatteiden kehyksestä järjestön kotisivulta. Ylitarkastaja Leena Airola Kansallisarkistosta on suomentanut tiivistelmän Pekingissä hyväksytyistä säännöistä.
1. Arkistonhoitajan tulee suojella arkistoaineiston rikkomatonta kokonaisuutta ja tällä tavoin taata, että se pysyy menneisyyden luotettavana todisteena.
The archivists should protect the integrity of archival material and thus guarantee that it continues to be reliable evidence of the past.
Arkistot syntyvät palvelemaan toimintaa. Arkistonhoitajan tulee ottaa huomioon menneiden, nykyisten ja tulevien työnantajien, omistajien, asiakirjatiedon kohteina olevien ja tiedon käyttäjien lailliset, joskus ristiriitaiset oikeudet ja intressit.
2. Arkistonhoitajan tulee arvioida, valita ja ylläpitää arkistoaineistoa sen historiallisessa, juridisessa ja hallinnollisessa yhteydessä siten, että provenienssiperiaate toteutuu ja asiakirjojen alkuperäiset suhteet säilyvät ja ovat selvästi osoitettavissa.
Archivists should appraise, select and maintain archival material in its historical, legal and administrative context, thus retaining the principle of provenance, preserving and making evident the original relationship of documents.
Arkistonhoitajan tulee estää asiakirjan todistusarvon väärentäminen ja varmistettava sähköisen tietoaineiston provenienssin dokumentointi.
3. Arkistonhoitajan tulee suojella asiakirjojen aitoutta asiakirjojen käyttöön saattamisen, säilyttämisen ja käytön aikana.
Archivist should protect the authenticity of documents during archival processing, preservation and use.
Arkistonhoitajan tulee varmistaa, että asiakirjojen, mukaan lukien elektronisten ja multimedia-asiakirjojen arkistollinen arvo ei heikkene säilytysarvon määrittelyä, järjestämistä ja kuvailua koskevan arkistotyön tai konservoinnin ja käytön yhteydessä. Kaikki otannat tulee toteuttaa huolellisesti laadittujen menetelmien ja kriteerien mukaisesti. Alkuperäisten asiakirjojen korvaaminen muilla formaateilla tulee tehdä ottaen huomioon asiakirjojen juridinen, varsinainen ja informaatioarvo. Käyttäjien tulee saada tietää, jos käyttörajoituksen alaisia asiakirjoja on tilapäisesti poistettu oikeasta yhteydestään.
4. Arkistonhoitajan tulee varmistaa arkistomateriaalien jatkuva käytettävyys ja ymmärrettävyys.
Archivists should ensure the continuing accessibility and intelligibility of archival materials.
Arkistonhoitajien tulee asiakirjojen valintaa ja seulontaa tehdessään pitää ensi sijassa silmällä sitä, että olennainen todistusaineisto arkistonmuodostajan toiminnasta saadaan säilymään, samalla pitäen mielessä myös muuttuvat tutkimuksen tarpeet. Hämärää alkuperää olevien asiakirjojen hankkiminen voi rohkaista laittomaan kaupankäyntiin.
5. Arkistonhoitajan tulee merkitä muistiin ja kyetä perustelemaan arkistomateriaaliin kohdistamansa toimenpiteet.
Archivists should record, and be able to justify, their actions on archival material.
Viides sääntö edellyttää tapahtumien selostusta arkistoaineiston koko elinkaaren ajan. Uusia formaatteja ja tietohallintokäytäntöjä hyödynnettäessä on tehtävä yhteistyötä arkistonmuodostajan kanssa. On pidettävä pysyvästi kirjaa asiakirjojen vastaanotosta, konservoinnista ja kaikesta tehdystä arkistotyöstä sekä valtuuksista siirtää, lahjoittaa tai myydä aineistoa, taloudellisista järjestelyistä ja tietojenkäsittelyä koskevista suunnitelmista, tekijänoikeuksista ja käyttöehdoista.
6. Arkistonhoitajan tulee edistää arkistomateriaalin mahdollisimman laajaa käytettävyyttä ja palvella puolueettomasti kaikkia käyttäjiä.
Archivists should promote the widest possible access to archival material and provide an impartial service to all users.
Arkistonhoitajan tulee käytettävyyttä edistäessään ottaa huomioon vakiintunut toiminta, aineiston säilyvyys, oikeudelliset rajoitukset ja yksilön oikeudet sekä luovutussopimukset. Arkistonhoitajan tulee perustella asiakkaalle rajoitukset ja soveltaa niitä oikeudenmukaisesti. Arkistonhoitajan tulee pyrkiä estämään kohtuuttomia käyttörajoituksia, mutta hän voi ehdottaa tai hyväksyä käyttöehtoihin rajallisen ajan kestäviä selkeästi määriteltyjä ehtoja. Arkistonhoitajan tulee seurata tunnollisesti ja soveltaa puolueettomasti kaikkia hankinnan aikana tehtyjä sopimuksia, mutta käytön vapauttamiseksi hän voi tilanteen muuttuessa neuvotella ehdoista uudelleen.
7. Arkistonhoitajan tulee kunnioittaa sekä käytettävyyttä että yksityisyyttä ja toimia relevantin lainsäädännön asettamissa rajoissa.
Archivists should respect both access and privacy, and act within the boundaries of relevant legislation.
Arkistonhoitajan tulee pitää huolta, että yleinen ja yksityinen etu sekä kansallinen turvallisuus taataan ilman tietojen hävittämistä varsinkin elektronisten asiakirjojen ollessa kysymyksessä; viimeksi mainittujen kohdalla päivittäminen ja vanhentuneen tiedon hävittäminen on yleinen käytäntö.
Arkistonhoitajan täytyy kunnioittaa niiden henkilöiden yksityisyyttä, jotka laativat asiakirjat tai ovat asiakirjatiedon kohteena ja erityisesti niiden yksityisyyttä, joilla ei ollut mitään sananvaltaa aineistojen käyttöön tai hävittämiseen.
8. Arkistonhoitajien tulee käyttää heille annettua erityistä luottamusta yleiseksi hyödyksi ja välttää käyttämästä asemaansa epäoikeudenmukaisesti hyödyksi itselleen tai muille.
Archivists should use the special trust given to them in the general interest and avoid using their position to unfairly benefit themselves or others.
Arkistonhoitajan ei tule kerätä alkuperäisiä asiakirjoja tai osallistua omissa nimissään mihinkään dokumenteilla käytävään kauppaan. He voivat käyttää laitostensa aineistoja henkilökohtaiseen tutkimustyöhön ja julkaisutoimintaan edellyttäen, että sellainen työ tehdään samoilla ehdoilla kuin tekevät muutkin, jotka käyttävät samoja aineistoja. Arkistonhoitajan ei tule paljastaa tai käyttää informaatiota, joka saadaan käyttörajoituksen alaisista aineistoista. Arkistonhoitajan ei myöskään tule antaa yksityisten tutkimus- ja julkaisuintressiensä häiritä ammatillisten ja hallinnollisten tehtävien kunnollista suorittamista. Käyttäessään laitoksensa asiakirjoja arkistonhoitaja ei saa hyödyntää tietoaan tutkijoiden julkaisemattomista tutkimustuloksista ilman, että ensin ilmoittaa tutkijoille aikomuksestaan käyttää niitä. Arkistonhoitaja voi kommentoida toisten alallaan tekemiä töitä, myös oman laitoksensa asiakirjoihin perustuvia.
Edellä mainittuja arkistotyön ammattieettisiä sääntöjä ohjaa arkistoihin kohdistuva julkinen luottamus ja pyrkimys suojella ja edistää kulttuuriperintöä. Työntekijöiden ammatillinen käyttäytyminen ja sitoutuminen ovat riippuvaisia jatkuvasta koulutuksesta.
Luovutus- ja haastattelusopimuksessa tulee ottaa huomioon arkiston rooli tietoyhteiskunnassa. Tasapaino yleisen ja yksityisen edun välillä saavutetaan, kun sopimusrunkoa laadittaessa otetaan huomioon tiedon levitys, tutkimukseen liittyvä tarkoitus ja yksilönsuoja yksityisarkistoa ja tutkimusaineistoa sekä julkaisemattomia opinnäytteitä luovutettaessa. Riittävän väljä ja selkeä sopimus takaa arkistonmuodostajan oikeudet. Näyttely-, kustannus- ja sähköinen julkaisusopimus sovitaan erikseen. Esimerkiksi Suomalaisen Kirjallisuuden Seura ei ole Arkistolain (831/94) tarkoittama viranomainen, eikä se toteuta julkista tehtävää lain tai asetuksen nojalla, josta seuraa etteivät sen arkistoon tulleet asiakirjat tule julkisiksi. Seuran arkistojen kokoelmat karttuvat joko lahjoituksina tai talletuksina tai oman toiminnan tuloksena. Arkistotoimen tietopalvelua säätelevät Julkisuus- ja henkilötietolain soveltamista koskevat säädökset. Tekijänoikeuslaki ja -asetus vaikuttavat olennaisesti aineiston käyttöön, samaten EY:n tekijänoikeusdirektiivin kansallinen voimaan saattaminen vuoden 2002 aikana.
Luovutussopimusneuvotteluissa valitaan oikea vaihtoehto luovuttajan kanssa. Sopimusosapuolet sopivat, onko kysymyksessä lahjoitus (jolloin omistusoikeus siirtyy arkistolle), talletus vai osto. Luovutetaanko aineisto alkuperäisenä vai korvaavana tallenteena vai säilytysalustalla tai sähköisessä muodossa? Sopimuksella ei muuteta asiakirjoihin liittyviä tekijänoikeuksia. Arkisto säilytetään CC:n arkisto -nimisenä kokonaisuutena, ja sovitaan että tieto asiakirjojen liittämisestä arkistoon on julkinen, että asiakirjoista laadittavat arkistohakemistot ovat vapaasti käytettävissä, ja että niistä voidaan julkaista tietoja elektronisissa tietokannoissa tietosuojalainsäädännön sallimassa laajuudessa. Asiakirjat luetteloidaan ja kuvaillaan Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen mukaisesti.
Lisäksi sovitaan, että arkisto on vapaasti tutkijoiden käytettävissä tai sitä saa käyttää tietyllä ehdolla tai arkiston johtajan luvalla tai sen käyttörajoitus on voimassa tiettyyn aikaan asti. Sopimuksen perusteella arkistoa voidaan myöhemmin täydentää ja arkisto varaa itselleen oikeuden hävittää asiakirjat, joiden säilyttämistä ei pidetä tarkoituksenmukaisena tutkimuksellisista tai muista syistä. Arkisto voi palauttaa asiakirjat tai luovuttaa ne toiseen arkistoon, jos niiden säilyttäminen siinä arkistossa on tarkoituksenmukaisempaa.
Sopimuksessa mainitaan, että asiakirjoista saa teettää kopioita arkiston käytännön mukaisesti. Kopiointikäytännöt tuntuvat vaihtelevan. Alkuperäistä aineistoa ei lainata arkiston ulkopuolelle, kaukolainana toimii korvaava jäljenne mikrokuvattuna tai paperi- tai digitaalimuotoisena.
Yksityisluontoisten arkistonmuodostajien monimuotoisista asiakirjoista - kirjallisista ja kuvallisista esityksistä, sähköisesti tai muulla tavalla aikaansaaduista esityksistä, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuneuvoin - huomattava osa ylittää teoskynnyksen. Onko asiakirja teos? Täyttääkö se tekijänoikeudellisessa mielessä teoksen kriteerit? Onko kirje teos? Entä kansanihmisen päiväkirja tai näppäilyvalokuva? Kirjeen saa kopioida kokonaan vasta 70 vuoden kuluttua tekijän kuolemasta, mutta kirjeen sisällön saa aiemminkin kirjoittaa tietokoneensa muistiin. Miten toimitaan, ellei tekijää tunneta? Milloin asiakirja ylittää teoskynnyksen? Vanhoja kokoelmia ei ole tekijän tarkkuudella luetteloitu, esimerkiksi valokuvien tunnistamisessa on pahoja aukkoja.
Yksityinen julkistamaton asiakirja tulee julkiseksi, kun se on tullut julkiseen arkistoon yleisön saataville. Entä oikeudettomasti tai vahingossa tullut asiakirja, kuten kirje ja valokuva arkistonmuodostajan arkiston kautta? Asiakirja on julkaistu, kun sen kappaleita on tekijän suostumuksella levitetty, painettu tai saatettu verkkoon. Entä jos tekijää ei tunneta tai kohtuullisiksi katsotuin yrityksin ole tavoitettu? Onko luovuttaja tekijä tai tekijänoikeuksien haltija lain tarkoittamassa mielessä? Kenen puoleen asiakas käännytetään? Tutkija allekirjoittaa sitoumuksen tilauskaavakkeessa luvaten noudattaa voimassa olevia säädöksiä.
Luovutussopimuksen ehtojen noudattaminen ei aina ole yksinkertaista. Rajoja ylittävät kulttuuripalvelut sekoittavat yhtenäistä käytäntöä. Tietoyhteiskuntakehityksen edellyttämä kokoelmatyö perustuu kattaville digitaalisille tietovarannoille. Arkistopalveluiden turvaamiseksi on tietovarantojen digitalisointi sallittava sekä kulttuuriperinnön säilyttämiseksi että saatavuuden parantamiseksi. Tietoverkkoon tuotettujen aineistojen selailukäyttö on varattava asiakkaille arkiston tiloissa työasemilla, joilla laiton kopiointi on estetty. Sähköisen aineiston pysyvä säilytys edellyttää toistaiseksi sen siirtämistä, muuntamista ja tallentamista uusiin teknisiin muotoihin (konversiota ja emulointia) toistuvin väliajoin. Tietoyhteiskunnan arvokeskustelua tarvitsee kipeästi myös arkistonhoitaja työssään.
Arkistolaitos. www.narc.fi
Arkistonhoitajan eettiset säännöt 1998. Tiivistelmä Pekingissä hyväksytyistä säännöistä. Suom. Leena Airola. - Arkistoviesti 1.
A Code of Ethics for Archivists with Commentary SAA (the Society of American Archivists). [Saatavissa on line -muodossa osoitteesta www.archivists.org]
Heikkonen, Jaakko 1995. Moraali ja etiikka käytännössä. Juva: Tietosanoma.
Helsingin yliopiston tieteellisen neuvoston tutkimusetiikkaa koskeva julkilausuma 2000.
[Saatavissa on line -muodossa osoitteesta http://minedu.fi/opm/asiantuntijat/tutkimuseettinen_neuvottelukunta/tavat.html.]
Iasa Policy statements 1998. Policy Guidelines on Copyright and Other Intellectual Property Rights. A Philosophy of Audiovisual Archiving. [Saatavissa on line -muodossa osoitteesta www.llgc.org.uk/iasa
ICA (International Council on Archives) [Saatavissa on line -muodossa osoitteesta www.ica.org]
ICA: Code of Ethics. [Saatavissa on line -muodossa osoitteesta http://www.ica.org/c_ethics_e.html]
ICOM (International Council of Museums). Ohjenuora. Museotyön ammattieettiset säännöt. (Saatavissa on line -muodossa osoitteesta www.museoliitto.fi]
New Zealand Society of Archivist - Code of Ethics. [Saatavissa on line -muodossa osoitteesta www.archivists.org.nz/ethics.html]
Sota-arkisto. [Saatavissa on line -muodossa osoitteesta www.sota-arkisto.fi
Tekijänoikeusdirektiivin kansallinen voimaan saattaminen 2002. Aineiston käyttö arkistoissa, kirjastoissa ja museoissa. Opetusministeriön tekijänoikeusselvitys. AA Pekka Tarkela /Asianajotoimisto Borenius & Kemppinen Oy. [Saatavissa on line -muodossa osoitteesta http://www.minedu.fi/opm/tekijanoikeus/selvitykset2002.html#2]
Tekijänoikeusmietintö. [Saatavissa on line -muodossa osoitteesta http://www.minedu.fi/tekijänoikeus]
Raija Majamaa, FM
Erikoistutkija
Suomalaisen Kirjallisuuden Seura
raija.majamaa@finlit.fi