Avoin julkaiseminen (Open Access, OA) on ollut jatkuvassa kasvussa jo parin vuosikymmenen ajan, mutta läpimurto on monella tavalla ollut odotettua hitaampaa, kuin mitä moni osasi alkuaikoina odottaa
Viime vuodet avoin tiede, ja varsinkin avoin julkaiseminen sen yhtenä keskeisenä osana on ollut vahvasti esillä tiedepolitiikassa niin Suomessa kuin ulkomailla
Rinnakkaistallentamisella, eli käytännöllä jossa tilauspohjaisessa lehdessä julkaistun artikkelin käsikirjoitusversio tai parhaimmassa tapauksessa lopullinen versio saatetaan avoimesti saatavaksi, on valtava käyttämätön potentiaali saattaa tiedelehtien artikkeleita kaikkien käyttöön. Suurin osa tiedelehtien artikkeleista (yli 80 %) suo kirjoittajilleen luvan rinnakkaistallentaa artikkelin viimeisimmän käsikirjoitusversion vertaisarvion jälkeisillä muutoksilla oman yliopiston tai tiedealakohtaiseen julkaisuarkistoon vuoden viiveellä julkaisemisesta pyytämättä erillistä lupaa julkaisijalta
Tämän asetelman parantaminen avoimen julkaisemisen osalta voidaan kiteyttää yhteen keskeiseen kysymykseen, joka toimii sekä tutkimuskysymyksenä että koko hankkeen keskeisenä konkreettisena pyrkimyksenä:
Miten tutkimusjulkaisuja tuottavat organisaatiot pystyvät nykytiedon valossa parhaiten tukemaan ja edistämään rinnakkaistallentamista oman organisaationsa tutkimuksen osalta?
Tämän kysymyksen ympäriltä alkoi Hanken Svenska Handelshögskolanin NopSA-hankkeen (Nopea Siirtyminen Avoimuuteen) suunnittelu. NopSA-hankeen tekijät olivat alusta alkaen tietojärjestelmätieteiden ja kirjaston henkilökuntaa, yhdistäen näin niin tutkijalähtöisyyden sekä konkreettisen kytköksen kirjaston nykyiseen ja tulevaan toimintaan. NopSA oli yksi viidestä hankkeesta, jotka rahoitettiin opetus- ja kulttuuriministeriön ensimmäisen Tieto käyttöön -rahoituskierroksen kautta keväällä 2015, ja se toimi näin osana valtakunnallista Avoin tiede ja tutkimus (ATT) tiedepoliittista kehittämiskokonaisuutta. Muista samanaikaisesti rahoitetuista hankkeista yksi läheinen esimerkki on Jyväskylän yliopiston ja Itä-Suomen yliopiston SURIMA-hanke (Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi), joka keskittyi myös edistämään avointa julkaisemista rinnakkaistallentamisen kautta omissa organisaatioissaan
Tämä artikkeli käsittelee NopSA-hankkeen eri vaiheita ja niiden kautta kerättyjä kokemuksia. Ensin käsitellään organisaatiokohtaiseen rinnakkaistallentamiseen liittyvät keskeisimmät aikaisemmat tutkimustulokset. Tämän jälkeen esitetään hankkeen konkreettiset tavoitteet, jonka jälkeen tarkastellaan hankkeen eri vaiheiden lähtökohtia, vaiheiden toteutusta sekä arvioidaan niiden vaikutuksia ja hyödyllisyyttä avoimen julkaisemisen edistämiseksi. Artikkelin lopuksi hankkeen kokemuksista keskustellaan kokonaisvaltaisesti peilaten aikaisempiin tutkimustuloksiin ja esittäen toimivaksi todetut menetelmät rinnakkaistallentamisen edistämiseksi.
Tiedeyhteisössä on käyty kiivasta keskustelua rinnakkaistallentamisen roolista avoimen julkaisemisen mahdollistajana jo yli kahden vuosikymmenen ajan
NopSAn lähestymistapa pyrkiä edistämään rinnakkaistallennettujen julkaisujen määrää yhden organisaation kohdalla erilaisin keinoin, ja samalla kirjata kokemukset onnistumisiin ja kohdattuihin haasteisiin, ei ole uusi. Mercer, Rosenblum ja Emmett
Tutkijoiden asenteita, kannustimia ja esteitä rinnakkaistallentamisen suhteen on tutkittu paljon eri näkökulmista. Tässä esitetään muutama keskeinen tutkimus sillä perusteella, että löydökset ovat pitkälti olleet samansuuntaisia myös muissa tutkimuksissa. Yksi keskeinen aikaisempi tutkijoihin keskittyvä tutkimus on Kim (2010), joka teetti kyselyn (684 professoria vastaajina) ja haastatteluita (41 professoria vastaajina) 17 yliopistossa Yhdysvalloissa. Muun muassa tutkijoiden ajan ja priorisoinnin puute, tekijänoikeuskysymysten epäselvyys ja tekniset haasteet tulivat esiin rinnakkaistallentamista rajoittavina tekijöinä. Suurin osa tutkijoista suoritti rinnakkaistallennusta suoraan omille verkkosivuilleen, tutkimusprojektin verkkosivuille tai laitoksen verkkosivulle. Alhaisin käyttöaste rinnakkaistallentamisessa oli yliopiston omalla julkaisuarkistolla
Tärkeässä osassa rinnakkaistallentamisen tukemisessa organisaatiotasolla on myös yliopiston kirjasto, joiden kokemuksia ja mielipiteitä on myös kartoitettu tutkimusten kautta. Lagzian, Abrizah & Wee
Rinnakkaistallentamisen edistämiseksi organisaatiotasolla on yleistä, että organisaatio laatii ja julkaisee muodollisen linjausdokumentin, jossa ilmaistaan, millaisia konkreettisia pyrkimyksiä organisaatiolla on avoimen julkaisemisen suhteen, ja millä tavalla tutkijoiden odotetaan hoitavan omaa osuutta tämän pyrkimyksen tueksi. Näitä niin sanottuja OA-mandaatteja on monenlaisia, ne voivat sisältää tutkijoille suosituksen rinnakkaistallentamisesta tai sitten olla enemmän tai vähemmän pakottavia. Tutkimuksissa, joissa on kartoitettu eri OA-mandaattien sisältöjä ja niiden vaikutuksia organisaation rinnakkaistallennusasteeseen, on havaittu, että organisaatiot, joissa on tiukemmat vaatimukset rinnakkaistallennukselle, ja varsinkin jos rinnakkaistallennus on ehtona tutkimusjulkaisujen evaluointiin, rinnakkaistallennusta myös toteutuu enemmän
NopSAn tavoite oli kokonaisvaltaisesti parantaa Hankenin avoimen julkaisemisen käytäntöjä erityisesti rinnakkaistallentamisen kautta. Tavoite koski niin aikaisemmin julkaistuja teoksia kuin myös luomalla paremmat edellytykset avoimeen julkaisemiseen rinnakkaistallentamisen kautta tulevaisuudessa. Hanken, joka on Suomen pienin korkeakoulu, on mielenkiintoinen ympäristö merkittävän muutoksen kokeilemiseen – edellytykset sujuvalle ja yhtenäiselle kommunikaatiolle ja kokonaisvaltaiselle sekä yksilöidylle tuelle ovat olemassa. Hankenilla on Pure-pohjainen tutkimustietojärjestelmä, johon tutkijat itse rekisteröivät julkaisunsa. Se tarjoaa mahdollisuuden liittää julkaisutietoihin rinnakkaistallennettava versio julkaisusta, joka siirtyy kirjastohenkilökunnan hyväksynnän kautta pysyvästi DSpace-pohjaiseen julkaisuarkistoon.
Asetimme NopSA-hankkeen tavoitteeksi lähteä kasvattamaan avoimen julkaisemisen astetta niin lähelle 80 % vuosittaisista Hankenin tutkijoiden tuottamista vertaisarvioiduista tiedelehtien artikkeleista kuin suinkin vain mahdollista. Kaikki esteet tämän tason saavuttamiseksi yritettäisiin myös dokumentoida ja uusien linjausten kautta minimoida tulevaisuudessa. Hanke koostui karkeasti ottaen kolmesta eri vaiheesta: lähtötason kartoitus, tutkijoiden OA-näkemysten ja käytäntöjen tunnistaminen sekä muutoksen aikaansaaminen. Kuva
Ennen kuin lähdimme vaikuttamaan avoimen julkaisemisen käytäntöihin, halusimme luoda kattavan yleiskatsauksen lähtötilanteesta, jonka kautta saisimme ymmärryksen tutkijoiden olemassa olevista rinnakkaistallentamisen käytännöistä, niin yksilö- kuin myös organisaatiotasolla. Lähtötason kartoitus oli myös tärkeässä roolissa, jotta NopSAn vaikutus olisi hankkeen loputtua mitattavissa. Tämän bibliometrisen analyysin kohteena oli vuosien 2012–2014 Hanken-affilioitujen tutkijoiden julkaisujen avoin saatavuus. Tästä alkukartoituksesta olemme jo tehneet yksityiskohtaisemmin selvityksen
Suoritimme bibliometrisen kartoituksen jälkeen kyselyn, jonka kohteena olivat kaikki Hankenilla tutkimustyötä tekevät henkilöt, mukaan lukien vakituiset ja määräaikaiset työntekijät sekä jatko-opiskelijat. Kyselyä jaettiin paperimuodossa Hankenin vuosittaisessa tutkimuspäivä-tapahtumassa 12.11.2015 sekä myös sähköpostitse jälkikäteen joulukuussa 2015, jotta kaikilla olisi ollut mahdollisuus osallistua. Vastaajilta keräsimme tietoa heidän näkemyksistään avoimen julkaisemisen koetuista esteistä, mahdollistajista ja motivoivista tekijöistä. Kysymykset koskivat sekä rinnakkaistallentamista yleisesti että erityisesti Hankenin julkaisuarkiston käyttöä. Vastaajia pyydettiin ottamaan kantaa jokaiseen kysymykseen tai väitteeseen asteikolla 1–5, jossa 1 = olen täysin eri mieltä (I strongly disagree) ja 5 = olen täysin samaa mieltä (I strongly agree). Kyselyyn saimme yhteensä 43 vastausta. Kysely tehtiin englanniksi, mutta tässä artikkelissa kysymykset ovat käännettynä suomeksi. Kyselyn tulokset analysoitiin deskriptiivisesti Excel-ohjelmistoa käyttäen ja suoria jakaumia tarkastelemalla.
Kyselyn jälkeen suoritimme vielä 10 tutkijahaastattelua, valikoiden vastaajat heidän korkean julkaisuaktiivisuutensa perusteella. Haastattelut toteutettiin vuoden 2015 syksystä vuoden 2016 kesään. Haastatteluissa oli mukana Hankenin molempien toimipaikkojen (Helsinki sekä Vaasa) edustajia. Haastattelun kieli valittiin haastateltavan toiveiden perusteella, käytännössä ne tehtiin joko englanniksi tai ruotsiksi. Semistrukturoidut haastattelut toteutettiin haastatteluoppaan avulla (Liite 1). Haastattelut toteutettiin kasvotusten, ja ne kestivät noin 15–40 minuuttia. Kaikki haastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin analyysin helpottamiseksi. Analyysimenetelmänä käytimme sisältöanalyysia, jossa koodasimme tutkimuksille keskeisiä aiheita omiin ryhmiin. Aineiston selkeyden vuoksi analyysi suoritettiin tekstinkäsittelyohjelmaa käyttäen.
Kerättyämme bibliometrisen alkukartoituksen aineiston, kyselyaineiston sekä aloitettuamme tutkijahaastattelut aloitimme käytännön toimien suunnittelun niiden tulosten pohjalta. Kuten tuloksista selviää, tutkijat olivat jo pääsääntöisesti hyvin perillä avoimuuden tuomista hyödyistä, mutta julkaisuja ei yleensä oltu tallennettu julkaisuarkistoon julkaisijan edellyttämässä muodossa. Näin ollen avoimen julkaisemisen hyötyjen sijasta päätimme korostaa erityisesti julkaisuarkiston uniikkeja etuja. Näistä päällimmäiset ovat pysyvyys, kirjaston tarjoama apu ja vastuu tekijänoikeusasioiden selvittämisessä sekä näkyvyys hakupalveluiden indeksoinneissa. Tähän liittyen toteutimme useita eri aloitteita parantaaksemme takautuvasti tavoitevuosien rinnakkaistallentamisastetta sekä edistääksemme tulevaa rinnakkaistallentamista. Useimmat näistä aloitteista toteutettiin yhteistyössä kirjaston henkilökunnan kanssa.
Keräsimme Hankenin tutkimustietojärjestelmästä bibliometristä metadataa kaikista vertaisarvioiduista tiedelehtijulkaisuista (A1- & A2-julkaisut), joita oli julkaistu vuosina 2012–2014 (yhteensä 372 kpl). Kaikki julkaisukielet huomioitiin. Seuraavaksi etsimme verkosta vapaasti löydettäviä kokoteksti -versioita näistä julkaisuista, keräten samalla tietoa jakelukanavasta ja avoimen julkaisun versiosta. Käytimme etsinnöissä Google- sekä Google Scholar -palveluita käyttäen julkaisun nimeä/otsikkoa hakukriteerinä. Mikäli yhdelle julkaisulle löytyi enemmän kuin yksi avoin kokoteksti-versio, keräsimme tietoa kolmesta ensimmäisestä, jotta kokonaiskuva saatavuudesta olisi mahdollisimman kattava. Keskimäärin 48 % etsityistä julkaisuista oli vapaasti saatavilla: 50 % vuoden 2012 julkaisuista (61 kappaletta), 47 % vuoden 2013 julkaisuista (56 kappaletta), ja 48 % vuoden 2014 julkaisuista (73 kappaletta). Kuva 1 visualisoi kaikki kerätyt havainnot Hankenin A1- ja A2-julkaisujen saatavuudesta vuosilta 2012–2014.
Yleisimmäksi julkaisujen jakelukanavaksi osoittautuivat akateemiset sosiaaliset mediat, ResearchGate ja Academia.edu: yhteensä 79 julkaisua oli ladattavissa suoraan Google Scholarin hakutuloksista näiden palveluiden mahdollistamina. Useimmat näistä olivat julkaisijan PDF-tiedostoja (60/79, eli 76 %). Toiseksi yleisin jakelukanava oli organisaatiokohtainen julkaisuarkisto (ei sis. Hankenin oma julkaisuarkisto). Näistä löytyi yhteensä 52 julkaisua. Näin ollen Hanken-affilioituja julkaisuja löytyi enemmän muista organisaatiokohtaisista julkaisuarkistoista kuin Hankenin omasta julkaisuarkistosta, josta löytyi vain 51 julkaisua. Neljänneksi yleisin löytöpaikka oli tiedelehtien omat tai tiedelehden julkaisijan omat sivut (40 julkaisua). Viidenneksi yleisin löytöpaikka oli kategoria “muut verkkosivut”, eli sivustot, jotka eivät kuuluneet mihinkään määrätyistä kategorioista (23 julkaisua), tämän jälkeen tieteenalakohtaiset arkistot (28 julkaisua), ja viimeisellä sijalla olivat tutkijoiden omat kotisivut (8 julkaisua).
NopSA-hankkeen tavoite oli kasvattaa Hankenin oman julkaisuarkiston kattavuutta julkaisujen rinnakkaistallentamisessa. Huomioiden ainoastaan sieltä löydetyt julkaisut, rinnakkaistallentamisen aste oli 2012 16 %, 2013 16 %, ja 10 % vuoden 2014 julkaisujen suhteen. Rinnakkaistallentaminen julkaisuarkistoon oli alhaisin vuonna 2014, mikä on loogista ajatellen julkaisijoiden usein vaatimaa viivettä rinnakkaistallentamiseen suhteen sekä tutkijoiden taipumusta syöttää kerrallaan useamman julkaisun tiedot rinnakkaistallennusjärjestelmiin
Bibliometrisen alkukartoituksen jälkeen siirryimme selvittämään Hankenin tutkijoiden näkemyksiä ja käytäntöjä avoimeen julkaisemiseen liittyen. Vaihe koostui kahdesta keskeisestä osasta: kyselystä sekä haastatteluista.
Hankenin tutkimuspäivien aikana jaetun kyselyn lisäksi suoritettiin verkkokysely. Pyyntö verkkokyselyyn osallistumisesta lähetettiin tutkivalle ja opettavalle henkilökunnalle Hankenin hallinnon toimesta. Kutsu osallistua verkkokyselyyn lähetettiin yhteensä 131 henkilölle. Käytettäviä kyselyvastauksia saimme yhteensä 43, eli 32 prosenttia kohdehenkilöistä vastasi kyselyyn. Taulukko
Tieteenala | n |
---|---|
Laskentatoimi | 7 |
Juridiikka | 2 |
Taloustiede | 2 |
Yrittäjyys | 1 |
Rahoitus | 5 |
Tietojärjestelmätiede | 3 |
Johtaminen | 10 |
Markkinointi | 6 |
Kielitiede | 2 |
Yhteiskuntavastuu | 1 |
Logistiikka | 4 |
43 |
Tutkimuskokemus | n |
---|---|
Alle vuosi | 1 |
1–5 vuotta | 13 |
6–10 vuotta | 13 |
Yli 10 vuotta | 16 |
43 |
Kuvat
Kuten Kuva
Kuva
Kuva
Tutkijahaastattelujen kautta pyrimme ymmärtämään alkukartoituksen havaintojen taustatekijöitä. Haastatteluiden tulokset esitetään tässä neljään keskeiseen teemaan ryhmitettynä.
Yleisesti ottaen tietämys avoimen julkaisemisen mahdollisuuksista todettiin heikoksi, mutta myös avoimuuden hyödyistä oli erilaisia mielipiteitä. Jotkut tutkijat pitivät omalle uralle tärkeimpänä lähinnä viittauksia, ja että niitä tulee kuitenkin ainoastaan sellaisilta tutkijoilta, joilla on jo pääsy heidän tilauspohjaisessa lehdessä oleviin julkaisuihinsa. Kun esitimme ajatuksen, että OA todennäköisesti kasvattaisi viittauksia ja antaisi myös maallikoille, teollisuudelle sekä oman tutkimusalan ulkopuolisille mahdollisuuden päästä lukemaan julkaisut, osa tutkijoista näytti kiinnostuvan avoimesta julkaisemisesta. Useat tutkijat kertoivat tutkimusalueellaan olevan avoimia tiedelehtiä, mutta lähestulkoon poikkeuksetta tutkijat totesivat samalla, etteivät kyseiset julkaisut olleet tarpeeksi korkealaatuisia, ja ettei heitä kiinnosta julkaista artikkeleitaan niissä. Muutama tutkija luuli että “open access” viittaa ainoastaan avoimiin tiedelehtiin tai hybridi OA-julkaisumuotoon, ja tällä näkemyksellä näytti olevan suora linkki yleisesti kielteisempään OA-näkemykseen.
Selvitimme myös näkemyksiä rinnakkaistallentamisesta sekä vapaaehtoisesti toteutettuna että näkemyksiä siitä, että rinnakkaistallentamiseen olisi jonkinlaisia pakotteita. Useat totesivat, että heitä ei varsinaisesti häiritse, jos heidän artikkelinsa ovat avoimesti saatavilla, mutta harva koki asian erityisen tärkeäksi. Keskustelu pakotetusta rinnakkaistallentamisesta sai vaihtelevan vastaanoton. Useat mainitsivat tärkeänä elementtinä, ettei rinnakkaistallentaminen saisi viedä paljon aikaa, ja että siitä ei saisi koitua tutkijalle merkittävää vaivaa. Näkemykset rinnakkaistallentamiseen liittyen vaihtelivat riippuen siitä, mikä versio julkaisusta tulisi avoimeksi, koska käsikirjoitukset eivät kaikkien mielestä ole samanarvoisia julkaisijan version kanssa (tästä löydöksestä lisää kohdassa ”Artikkeleiden versioiden eriarvoisuus”). Tutkijat totesivat myös usein, ettei "aika riitä kaivamaan tiedostoja" esiin rinnakkaistallentamista varten.
Useampi tutkija ilmoitti, että he eivät pystyisi löytämään rinnakkaistallentamiseen tarvittavia artikkelien käsikirjoitusversioiden tiedostoja. Haastatteluissa tuli esiin se, että muun muassa Hankenin sähköpostikiintiöt olivat pitkään niin niukat, että kaikki artikkeleihin liittyvät sähköpostit liitetiedostoineen on poistettu heti, kun käsikirjoitus on hyväksytty julkaistavaksi tiedelehdessä. Silloin kun yritetään metsästää tiedostoja vuosien takaa myös tietokoneen vaihdot hankaloittavat tilannetta, tietokoneet kun eivät ole ikuisia ja koneesta toiseen siirtymisen yhteydessä tapahtuu monesti myös hakemistojen siivous.
Useamman mielestä julkaisun ensimmäinen versio (ennen vertaisarviointia) oli usein niin kaukana lopullisesta, esimerkiksi sisällön tai kirjoitusvirheiden määrässä, että he eivät kannattaneet ajatusta sen version avoimesta levityksestä, vaikka kansisivulla olisi hyvin selkeästi esillä tieto pre-print-version statuksesta sekä viittaustiedot ja linkki julkaistuun versioon. Melkein kaikki tutkijat antoivat kuitenkin tukensa hyväksytyn käsikirjoituksen rinnakkaistallentamiselle. Suhtautuminen oli jollain myös lehtikohtaista: yksi tutkija totesi valmiutensa rinnakkaistallentamiseen ylipäätään riippuvan siitä, kuinka paljon kyseinen lehti tekee teksteihin muokkauksia vielä julkaisun viimeistelyvaiheessa. Mikäli lehti tekee paljon parannuksia, hän halusi vain julkaisijan PDF-version olevan yleisesti saatavilla.
Kukaan ei vastustanut ajatusta lopullisen version avaamisesta kirjoittajamaksua vastaan, mutta samalla kukaan ei ollut valmis maksamaan (siihen liittyviä) näitä (maksuja) omista rahoistaan. Kirjoittajamaksut sekä hybridi OA-julkaisemisessa että täysin avoimissa lehdissä, todettiin hankaliksi kahdesta syystä. Ensinnäkin, tutkimushankkeiden suunnittelu- ja hakuvaiheessa ei välttämättä ole varmuutta siitä, kuinka monelle julkaisulle on syytä budjetoida varoja, tai mitä julkaiseminen tulee maksamaan eri lehtien kautta vuosien kuluttua. Toiseksi, julkaisut syntyvät monesti projektin loputtua, mikä on ongelmallista, koska rahaa pitäisi varata julkaisukuluihin pitkälle tulevaisuuteen.
Kaikki tutkijat tiesivät tutkimustietojärjestelmän ja julkaisuarkiston olemassaolosta, mutta niiden laajempi tarkoitus avoimen julkaisemisen mahdollistajana ei ollut hyvin tiedossa. Useat tutkijat pitivät tutkimustietojärjestelmää lähinnä raportointityökaluna, eivätkä ajatelleet organisaation julkaisuarkistoa saatavuuden mahdollistajana, esimerkiksi Google Scholar -indeksoinnin kautta. Jotkut eivät olleet tienneet, että tiedostojen lataaminen tutkimustietojärjestelmän on edes mahdollista.
Tässä kohdassa käydään läpi niitä eri lähestymistapoja, joita hankkeessa käytettiin pysyvän muutoksen tukemiseksi. Niin onnistumiset kuin myös epäonnistumisetkin on yritetty kirjata mahdollisimman totuudenmukaisesti.
Rinnakkaistallentamiseen keskittyneet esitelmät pidettiin Hankenin laitoskokousten yhteydessä. Osallistujamäärät olivat suhteellisen alhaisia, eikä kaikkia tutkijoita tavoitettu pelkästään tämän menetelmän kautta. Yleisesti ottaen avoimen julkaisemisen tuntemus oli heikohko, ja tilaisuuksien jälkeen tutkijoilla oli monesti paljonkin kysymyksiä. Nämä käsittivät laajan skaalan julkaisemiseen liittyviä asioita, mutta yleiset aiheet olivat käytännön asioita rinnakkaistallentamisesta, tekijänoikeuskysymyksistä, sekä haasteista yleiseen julkaisuraportointiin liittyen. Kaksi ulkoista seikkaa jotka keskusteluiden kautta näyttivät vaikuttavan negatiivisesti intoon rinnakkaistallentaa, olivat akateemiset sosiaaliset mediat (ResearchGate ja Academia.edu) ja niiden tarjoama helppo julkaisujen yleinen jako sekä joillakin kauppatieteellisillä aloilla tärkeässä roolissa olevat working paper -kokoelmat. Näitä pidettiin molemmat korvaavina vaihtoehtoina Hankenin oman julkaisuarkiston käytölle. Yleisesti ottaen joka esitelmässä kuitenkin tapahtui joidenkin tutkijoiden kohdalla selvä näkemyksellinen muutos koskien rinnakkaistallentamisen tärkeyttä ja sen hyötyjen tiedostamista. Jos organisaatiossa ei ole ennen järjestetty vastaavanlaisia tapahtumia, liian suurta tietotasoa aiheesta ei kannata etukäteen olettaa. Tällaiset tilaisuudet ovat kuitenkin näiden kokemusten pohjalta hyödyllisiä ja varsin tehokkaita aktivoimaan tutkijoita.
Lupauduimme hoitamaan kaikki rinnakkaistallentamiseen liittyvät askeleet, kunhan saisimme tutkijoilta julkaisujen käsikirjoitukset jossakin muodossa. Ainoastaan muutama tutkija tarttui tähän mahdollisuuteen. Eniten julkaisuja tuli muutamilta yksittäisiltä tutkijoilta haastatteluiden kautta. Selvästi eniten yhteydenottoja yhdellä tai useammalla artikkelilla tuli koko organisaatiolle lähetetyn sähköpostin kautta, jota käsitellään seuraavassa kohdassa. Tällaisen palvelun pitäisi olla käytössä pysyvästi, sillä vaikka tallentaminen Pure-järjestelmässä ei ole hankalaa, se voi silti muodostaa kynnyksen saada tutkija tekemään toimenpide täysin omatoimisesti.
Vastauksia saimme noin 20, mutta ainoastaan muutama tiedosto oli muu kuin lopullinen tieteellisen lehden PDF-tiedosto. Ajatuksena on, että jatkossa tutkijoille lähetetään henkilökohtainen sähköposti muistutuksena, jos uuden rekisteröidyn julkaisun yhteyteen ei ole liitetty käsikirjoitusta rinnakkaistallennettavaksi. Tällainen menettely antaisi toiminnalle enemmän henkilökohtaista otetta verrattuna massasähköposteihin ja osoittaisi tutkijoille, että heidän julkaisujaan todellakin kaivataan julkaisuarkistoon.
Tämä lähestymistapa ei tuottanut juurikaan yhteydenottoja tutkijoilta. Muut vastaavat tavat odottaa tutkijoiden yhteydenottoja eivät ole suositeltavia. Rinnakkaistallentamisen kasvattaminen vaatii aktiivista markkinointia. Tutkijoihin on otettava suoraan yhteyttä, sillä harva tulee kyselemään rinnakkaistallentamisesta oma-aloitteisesti.
Ohjeet rinnakkaistallentamiselle uusittiin, ja ne ovat saatavilla Hankenin verkkosivuilla. Todennäköisesti harva tutkija aktivoituu rinnakkaistallentamaan pelkästään ohjeiden takia mutta ajantasaiset ja yksinkertaiset ohjeet on oltava olemassa niitä tarvitseville. Kirjasto vastaa jatkossa niiden ylläpidosta.
Kirjasto järjesti koko Hankenin henkilökunnalle avoimia rinnakkaistallentamisen pikakursseja. Näihin ei kuitenkaan ilmestynyt juurikaan osallistujia, mikä osoitti jälleen, että markkinoinnin ja tiedottamisen pitäisi olla melko aggressiivista, jotta viesti saadaan perille. Kirjasto tarjoaa myös jatkuvasti mahdollisuuden varata aika rinnakkaistallentamisen yksityisopetukseen. Tätä mahdollisuutta mainostetaan muun muassa kirjaston nettisivuilla.
Tutkijoiden kanssa käydyn valistustyön lisäksi kävimme keskusteluja korkeakoulun päättäjien kanssa avoimen julkaisemisen merkityksestä. Hanken julkaisi avoimen tieteen suuntaviivansa, jotka koskivat niin avointa julkaisemista, avointa dataa kuin avointa tiedettä
Tässä kohdassa käymme läpi tavoitteiden onnistumiset, epäonnistumiset ja haasteet, jotta vastaavat pyrkimykset hyötyisivät meidän kokemuksistamme.
Alkukartoitus oli erittäin hyödyllinen suunniteltaessa kommunikaatiostrategiaa tutkijoiden suuntaan. Tuloksista kävi hyvin ilmi, että moni tutkija oli jo tietoinen ja harjoitti rinnakkaistallentamista jollain tavalla, mutta ongelmaksi näytti muodostuvan Hankenin oman julkaisuarkiston rajallinen käyttö sekä kustantajien PDF-tiedostojen rinnakkaistallentaminen viimeisimmän käsikirjoituksen sijaan.
Oli yllättävää, että moni tutkija ei ollut nähnyt rinnakkaistallentamista osana ”open access” julkaisemista, vaan he mielsivät sen vain avoimena julkaisemisena suoraan tiedelehdessä. Vastaavan havainnon on tehnyt muun muassa
Linjausten onnistumisista huolimatta retroaktiivisen rinnakkaistallentamisen aikaansaaminen oli huomattavasti odotettua haastavampaa. Haaste meidän osaltamme oli niinkin yksinkertainen, että monipuolisista yrityksistä huolimatta tutkijoita ei loppupeleissä voi pakottaa rinnakkaistallentamaan artikkeleitaan, eikä alkuperäistiedostoja ole aina säästetty, jotta joku muu voisi tehdä sen tutkijoiden puolesta. Voimme vain todeta, että takautuva rinnakkaistallentaminen laajalla rintamalla ei ole niin yksinkertaista kuin voisi kuvitella, vaikka kyseessä olisi pieni organisaatio. Mitä tuoreempi julkaisu sen paremmat mahdollisuudet ovat rinnakkaistallentamiselle. Tämän pohjalta ehdotimme aloitetta, jolla toivomme olevan suuria vaikutuksia. Mikäli tutkija rekisteröi uuden julkaisun julkaisuarkistoon, mutta ei samalla rinnakkaistallenna sitä, kirjasto ottaa yhteyttä tutkijaan ja pyytää kopiota tiedostosta ennen kuin on todennäköisesti liian myöhäistä ja tiedosto on kadotettu.
Käytäntöjen muuttaminen vaatii perusteellista suunnittelua, tiedottamista ja opetustyötä. Oli haasteellista houkutella tutkijoita erillisiin koulutustapahtumiin. Tietoiskujen järjestäminen muiden tapahtumien yhteydessä, esimerkiksi laitoskokousten yhteydessä, osoittautui huomattavasti toimivammaksi. NopSAn pohjalta voimme todeta, että yksityisopetukselle ei juuri ole kysyntää. Henkilökohtaiset tapaamiset (ryhmän koosta riippumatta) olivat mielestämme parhaita tapoja saada muutosta aikaan tutkijoiden käytännöissä. Kantamme koko hankkeen aikana on ollut se, että tutkijat saavat mielellään levittää julkaisujaan myös muiden verkkopalveluiden kautta, mutta omasta julkaisuarkistosta pitäisi kuitenkin tehdä ensisijainen paikka, johon julkaisu tallennetaan.
Ottaen huomioon jo päätettyjä ja osittain jo toteutettuja linjauksia, jotka edistävät rinnakkaistallentamista ja avointa julkaisemista, voimme todeta NopSAn onnistuneen hyvin tältä osin. Nyt Hankenin avoimen julkaisemisen jatkuvaksi tavoitteeksi on virallisesti asetettu 80 % taso kaikista vertaisarvioiduista julkaisuista. Taso on täysin realistinen, kunhan kaikki tarvittavat tiedostot säilytetään. Organisaation pieni koko ja noin 120–130 vuosittaista A1- & A2-julkaisua merkitsevät, että jokaisella yksittäisellä rinnakkaistallennuksella on sekä henkilökohtainen että hyvin näkyvä organisaatiotasoinen vaikutus. Uskomme tämän toimivan yhdenlaisena kannustimena, sillä yksittäisten julkaisujen rinnakkaistallentamisen merkitys kasvaa.
NopSA-hankkeen keskeisiä tavoitteita oli saada lisää rinnakkaistallennettuja julkaisuja Hankenin omaan julkaisuarkistoon. NopSAn alussa toteutettu bibliometrinen analyysi näytti, että julkaisuarkiston rinnakkaistallennuksien kattavuus 2012–2014 jakson artikkeleille oli 14 %. NopSAn loputtua teimme toisen bibliometrisen analyysin. Silloin avoimien julkaisujen määrä Hankenin julkaisuarkistossa oli 30 %. Näiden lisäksi löytyi suurehko määrä (noin 50) artikkelia, joihin tutkijat olivat syöttäneet linkin avoimesti julkaistuun versioon, mutta joista ei mittausvaiheessa (vielä) ollut omaa rinnakkaistallennettua versiota Hankenin omassa julkaisuarkistossa. Nämä mukaan lukien NopSAn jälkeen avointen artikkeleiden osuus nousee 44 prosenttiin.
Hankkeen aikana kohtasimme samanlaisia haasteita, joita aikaisemman tutkimuksen kautta on tunnistettu. Kuten myös
Kuten esimerkiksi
Hankenilla on tämän tutkimuksen aikana määrätty toteutettavaksi uusi OA linjaus. Aikaisemmat tutkimukset
Se että akateemiset sosiaaliset verkostot olivat kaikkein yleisin sijainti Hankenin tutkijoiden julkaisuille, ei liene poikkeus, vaan mitä todennäköisemmin hyvin yleistä. Täysin vastaavaa organisaatiokohtaista bibliometristä kartoitusta ei ole muulla tehty, mutta esimerkiksi
Rinnakkaistallentamisen edistäminen edellyttää henkilökunnalta aikaa keskittyä aiheeseen. Tutkijoita ajatellen vaaditaan sekä keppiä että porkkanaa. Tätä asiaa on syytä miettiä huolella, koska yleispäteviä ohjeita ei voida antaa. Vaaditaan tutkijoille tiedon jakamista rinnakkaistallentamisen eduista, erilaisia keinoja toteuttaa rinnakkaistallentamista, sekä rinnakkaistallentamisessa vaaditun työn ja vastuun siirtämistä mahdollisimman paljon pois tutkijoilta. Rinnakkaistallentamisen toteutettaminen heti julkaisun rekisteröinnin yhteydessä voi olla toimiva, helppo ja halpa tapa.