The high quality structural documentation of social work described by social workers

Authors

• Kaisa Hujanen University of Eastern Finland, Kuopio, Finland
• Ulla-Mari Kinnunen Department of Health and Social Management, University of Eastern Finland, Kuopio
• Erja Ailio Department of Health and Social Management, University of Eastern Finland, Kuopio
• Leena Koivumäki Department of Health and Social Management, University of Eastern Finland, Kuopio

DOI:

https://doi.org/10.23996/fjhw.109933

Keywords:

social work, documentation [http://www.yso.fi/onto/yso/p16361], registering [http://www.yso.fi/onto/yso/p3802], quality

Abstract

Conscientious and high quality documentation is an essential part of social work. Social work is about change and development, where results and effectiveness can be proven through careful, high quality documentation. The local and nationwide development of social work and decision making requires coherent and carefully obtained information. High quality documentation is also a requirement for the continuity of social work and client information. Client records created in social work have many different uses, but they are primarily created for clients themselves.

The purpose of this study was to describe what kind of views social workers have on high quality structural documentation and their prerequisitions. The material of the study was collected via interviewing social workers (n=6) who are working in adult social work and who document and process structural documentation in their work. As a theoretical frame of reference the study used the nursing reference model, which was modified into the context of social work. The research material was analyzed by using content analysis.

According to the study results the prerequisitions of a high quality structural documentation are using standardized documents during case recording, a thorough introduction to documentation, using the documentation practises which are jointly implemented into the working team and providing enough time for case recording. According to the study results, high quality structural documents are timely and up to date and the information which is recorded is essential to the client work. The documents are understandable to the reader when the language used is unambiguous and clear, concise and going logically onward. In the documents the client's voice is heard and different sources of information are clearly separated from each other. As a conclusion it can be stated that social workers describe the quality of case records primarily from the perspective of client work and client participation.

References

Kääriäinen A. Lastensuojelun sosiaalityö asiakir-joina. Dokumentoinnin ja tiedonmuodostuksen dy-namiikka. Väitöskirja. Helsingin yliopisto, Sosiaalipo-litiikan laitos 1/2003. Helsinki: Helsingin yliopisto; 2013 [Viitattu 15.6.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-10-5114-2

Reamer FG. Documentation in social work: evolving ethical and risk-management standards. Soc Work. 2005 Oct;50(4):325-34. doi: 10.1093/sw/50.4.325.

Kagle JD, Kopels S. Social work records. Illinois: Waveland Press; 2008.

Laaksonen M, Kääriäinen A, Penttilä M, Tapola-Haapala M, Sahala H, Kärki J, Jäppinen A. Asiakas-työn dokumentointi sosiaalihuollossa. Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen. Raportti / Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL): 54/2011. Helsinki: THL; 2011 [Viitattu 15.6.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201205084983

Finlex. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Helsinki: Finlex; 2015 [Viitattu 15.6.2021]. Saatavissa https://finlex.fi/fi/laki/alkup/2015/20150254

Seppälä A, Puranen K. Sote-tieto hyötykäyttöön 2020 -strategian väliarviointi: Loppuraportti 14.11.2018. Sosiaali- ja terveysministeriön raportte-ja ja muistioita 2019: 1. Helsinki: Sosiaali- ja ter-veysministeriö; 2019 [Viitattu 12.6.2021]. Saatavis-sa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-4023-9

Sosiaali- ja Terveysministeriö ja Kuntaliitto. Tieto hyvinvoinnin ja uudistuvien palvelujen tukena. Sote-tieto hyötykäyttöön -strategia 2020. Helsinki: Sosi-aali- ja Terveysministeriö; 2014 [Viitattu 14.6.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-3548-8

Rötsä M, Berglind H, Huovila M, Hyppönen K, Peksiev T, Mykkänen J. Sosiaalihuollon valtakunnal-listen tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke). Hankesuunnitelma vuosille 2016–2020. Ohjaus 10/2016. Helsinki: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL); 2016 [Viitattu: 15.6.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-302-660-5

Lehmuskoski A, Suhonen M, Häkälä N, Taina J, Ailio E, Korhonen K. Kanta-palvelujen käsikirja sosi-aalihuollon toimijoille. Versio 2.0. THL, Kanta; 2021 [Viitattu 15.6.2021]. Saatavissa: https://yhteistyotilat.fi/wiki08/pages/viewpage.action?pageId=61058878

Eduskunta. Hallituksen esitys eduskunnalle laik-si sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen säh-köisestä käsittelystä sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi. Asian käsittelytiedot HE 212/2020 vp. Hel-sinki: Eduskunta; 2020 [Viitattu 15.6.2021]. Saata-vissa: https://www.eduskunta.fi/FI/vaski/KasittelytiedotValtiopaivaasia/Sivut/HE_212+2020.aspx

Goossen WT, Epping PJ, Dassen T. Criteria for nursing information systems as a component of the electronic patient record. An international Delphi study. Comput Nurs. Nov-Dec 1997;15(6):307-15. doi: 10.1097/00024665-199711000-00022.

Mykkänen M. Tietorakenteet hoitotietojen käsittelyssä ja potilastiedon toisiokäytössä. Väitös-kirja. Publications of the University of Eastern Fin-land. Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiede-kunta, no 202. Kuopio: University of Eastern Fin-land; 2019 [Viitattu 15.6.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-61-3181-8

Tiililä U. Tekstit viraston työssä: tutkimus etuuspäätösten kielestä ja konteksteista. Väitöskir-ja. Helsingin yliopisto. Helsinki: Suomalaisen kirjalli-suuden seura; 2007. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-746-881-7

Väyrynen R, Ailio E, Arajärvi M, Forsell M. Sosi-aalihuollon tiedonkeruu-uudistuksen kehittämispol-ku: versio 1.0. Helsinki: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos; 2020 [Viitattu 15.6.2021]. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020051229433

Mykkänen M, Miettinen M, Saranto K. Hoito-työn rakenteisen kirjaamisen auditointi – näyttö kirjaamisen tasosta, laadusta ja kehittämisalueista. Hoitotiede 2018;30(3):203–213. https://urn.fi/URN:NBN:fi:ELE-2527703

Saaranen-Kauppinen, A, Puusniekka, A. Kvali-MOTV - Menetelmäopetuksen tietovaranto [verkko-julkaisu]. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoar-kisto; 2006 [Viitattu 29.8.2021]. Saatavissa: https://www.fsd.tuni.fi/menetelmaopetus

Finlex. Hallintolaki 6.6.2003 / 434. Helsinki: Finlex; 2004 [Viitattu 22.6.2021]. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030434

Finlex. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 22.9.2000 / 812. Helsinki: Finlex; 2001 [Viitattu 22.6.2021]. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2000/20000812

Sidell NL. Social Work Documentation. A Guide to Strengthening Your Case Recording. Washington DC: NASW Press; 2011.

Lecklin O. Laatu yrityksen menestystekijänä. Helsinki: Talentum; 2006.

Finlex. Laki viranomaisen toiminnan julkisuu-desta 21.5.1999 / 621. Helsinki: Finlex; 1999 [Viitat-tu 23.6.2021]. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621

EUR-Lex. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuu-ta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henki-lötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) (ETA:n kannalta merki-tyksellinen teksti). EUR-Lex; 2016 [Viitattu 23.6.2021]. Saatavissa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679

Häkälä N. Sosiaalihuollon Omakanta. Lähtö-kohdat tietojen näyttämiseen ja näyttämiseen teh-täviin rajoituksiin. Kansa-Hankkeen II-vaiheen mää-rittelyprojekti. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos / Operatiivisen toiminnan ohjaus; 2019. Saatavissa: https://thl.fi/documents/920442/3101640/Sosiaalihuollon+Omakanta+2019-09.pdf/

Finlex. Sosiaalihuoltolaki 30.12.2014 / 1301. Helsinki: Finlex; 2015. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2014/20141301

Huovila M, Lähesmaa J. Sosiaali- ja terveystie-tojen toisiokäytön kokonaisarkkitehtuuri. Helsinki: Sosiaali- ja terveysministeriö; 2019 [Viitattu 15.6.2021]. Saatavissa: https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/THLSOTEKATJULK?preview=/56760267/56763724/Sosiaali-%20ja%20terveystietojen%20toisiok%C3%A4yt%C3%B6n%20kokonaisarkkitehtuuri%202019%2012%2004.pdf

Hirsjärvi S, Hurme H. Tutkimushaastattelu. Hel-sinki: Gaudeamus; 2015.

Tutkimuseettinen neuvottelukunta. Ihmiseen kohdistuvan tutkimuksen eettiset periaatteet ja ihmistieteiden eettinen ennakkoarviointi Suomessa. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohje 2019. Tut-kimuseettisen neuvottelukunnan julkaisuja 3/2019. Helsinki: Tutkimuseettinen neuvottelukunta; 2019. Saatavissa: https://tenk.fi/sites/default/files/2021-01/Ihmistieteiden_eettisen_ennakkoarvioinnin_ohje_2020.pdf

Kallinen T, Kinnunen T. Etnografia. Teoksessa: Vuori J (toim.). Laadullisen tutkimuksen verkkokäsi-kirja. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto; 2021 [Viitattu 29.8.2021]. Saatavissa: https://www.fsd.tuni.fi/fi/palvelut/menetelmaopetus/kvali/

Piehl A. Hyvän virkakielen toimintaohjelma. Kielikello 1/2014.

Salovaara S. Sosiaalityön tiedollisten tarpeiden huomioiminen tietojärjestelmä Apotissa. FinJeHeW 2021;13(2):133–146.

Kuusisto-Niemi S, Rissanen S, Saranto K. Asia-kastiedon käyttö sosiaalityön tutkimuksessa – eetti-nen näkökulma. Julkaisussa: Pehkonen A, Väänä-nen-Fomin M (toim.). Sosiaalityön arvot ja etiikka. Jyväskylä: PS-kustannus; 2011. s. 257–273.

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Blogi. Sosiaa-lihuollon tietopohjaa laajennetaan – kirjaamisella suuri merkitys. THL; 18.5.2021 [Viitattu 13.6.2021]. Saatavissa: https://blogi.thl.fi/sosiaalihuollon-tietopohjaa-laajennetaan-kirjaamisella-suuri-merkitys/

Kuusisto-Niemi S. Tiedon hallinta sosiaalihuol-lossa. Tiedonhallinnan paradigma opetuksen ja tut-kimuksen perustana. Väitöskirja. Publications of University of Eastern Finland. Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta, no 134. Kuopio: Itä-Suomen yliopisto; 2016 [Viitattu 23.6.2021]. Saata-vissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-61-2279-3.