Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteiden katselmointi
Keywords:
sosiaalihuolto, asiakasasiakirja, katselmointi, tietomalli, määrämuotoinen kirjaaminenAbstract
Näkemys sosiaalihuollon keskeisestä tietopääomasta tulee luoda yhdessä sosiaalihuollon asiantuntijoiden kanssa. Sosiaalihuollon asiakastietomallia, joka perustuu sosiaalihuollon ammattilaisten kuvaamiin tietotarpeisiin, kehitetään osana sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanketta (Kansa-hanke). Vuosina 2013–2015 sosiaalihuollon ammattilaiset katselmoivat kaikki sosiaalihuollon asiakastietomalliin sisältyvät asiakasasiakirjarakenteet. Katselmointiin osallistuneet sosiaalihuollon ammattilaiset olivat eri puolilta Suomea ja he käyttivät erilaisia tietojärjestelmiä. Katselmoijat arvioivat asiakasasiakirjarakenteiden riittävyyttä ja tarpeellisuutta. Asiakirjarakenteen yksittäisten tietojen osalta arviointikriteereitä olivat muun muassa tiedon tarpeellisuus, tiedon sijainti oikeassa asiakirjassa tai oikeassa kohdassa asiakirjaa sekä tiedon esitysmuodon oikeellisuus. Asiakirjarakenteet keräsivät yli 2000 kommenttia, ja eniten kommentoitiin asiakastyön kannalta keskeisiä, sisällöltään laajoja asiakirjarakenteita kuten palvelutarpeen arvioita ja suunnitelmia. Artikkelissa esitetyt tulokset perustuvat pääasiassa konsultin tekemään tulosten tiivistelmätaulukkoon, joka oli laadittu tulosten yhteenvetoa ja esittelyä varten. Saadun katselmointipalautteen perusteella asiakastietomallista poistettiin useita asiakirjarakenteita, esimerkiksi asiakirjarakenteita, joiden tarkoituksena oli arvioida suunnitelmien toteutumista. Katselmointipalautteen perusteella myös vähennettiin useiden asiakirjojen rakenteisuutta, lisättiin mahdollisuutta narratiiviseen dokumentointiin ja tehtiin myös monia muita pienempiä korjauksia ja muutoksia. Systemaattinen palautteen kerääminen ja sen käsittely on tehokas keino asiakirjarakenteiden laadun varmistamiseksi ja parantamiseksi. Haasteita tulosten tulkintaan ja konsensuksen löytämiseen tuo se, että ammattilaisten toimintaympäristö, käytössä oleva asiakastietojärjestelmä sekä totuttu kirjaamistapa vaikuttavat näkemyksiin siitä, millaisia asiakirjarakenteiden tulisi olla ja millaisia tietoja asiakastyössä tarvitaan. Mahdollisimman selkeä esitysmuoto katselmoitaville tietorakenteille, esimerkiksi asiakastietojärjestelmää jäljittelevän käyttöliittymän avulla, parantaisi tietorakenteiden ymmärrettävyyttä ja niistä annetun palautteen laatua. Paitsi tietorakenteita myös tietojärjestelmien käytettävyyttä ja muita ominaisuuksia tulisi kehittää yhdessä sosiaalihuollon ammattilaisten kanssa.
