Kokemuksia kelluvan kokoelman käyttöönotosta yleisissä kirjastoissa

Avainsanat: kelluvat kokoelmat, yleiset kirjastot [http://www.yso.fi/onto/yso/p16658], kokoelmatyö [http://www.yso.fi/onto/yso/p55], kirjastojärjestelmät [http://www.yso.fi/onto/yso/p21516]

Abstrakti

This article examines the concept of floating collections in Finnish public libraries. Floating collection refers to a collection management method where items do not have an owning branch designation. If an item is checked out at one branch of the library network and returned to another branch, it stays at the branch where it was returned to. In Finland five public libraries have begun to float their collections during the 21^st^ century. Four of these libraries participated in this study which aimed at finding out what planning procedures and practical measures need to be done before implementing a floating collection, how does a floating collection affect the customers and staff and what are the pros and cons of the concept. Research data was collected by means of interviews and survey questionnaire. It seems that floating has several implications for collection management one being the introduction of a new collection management method called rebalancing. Through the use of floating collections smaller libraries of the library network are able to get materials that have previously been out of their reach. However, a down-side of the concept from customer perspective seems to be that reserving materials becomes somewhat compulsory. The concept has not yet been studied very widely and quantitative research on the development of collections and customer satisfaction is needed.

Lähdeviitteet

Åslund Jerkvall, L. (2014). Flytande bestånd och barnbibliotek: en intervjustudie med sex barnbibliotekarier (Kanditaatintutkielma). University of Borås. http://hdl.handle.net/2320/13853
Bartlett, W. K. (2014). Floating Collections: A Collection Development Model for Long-Term Success. Santa Barbara (CA): Libraries Unlimited.
Canty, A., Frolek, L. C., Thornley, R. P., Andriats, C. J., Bombak, L. K., Lay, C. R., & Dell, M. (2012). Floating Collections at Edmonton Public Library. Evidence Based Library and Information Practice, 7(1), 65–69. https://oadoi.org/10.18438/B8SC93
Cress, A. (2004). The Latest Wave. Library Journal, 129(16), 48–50. http://lj.libraryjournal.com/2004/10/technology/the-latest-wave/ (luettu 22.12.2017)
FINLEX. (2016). Laki yleisistä kirjastoista 1492/2016. http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2016/20161492 (luettu 9.12.2017)
Johal, J., & Quigley, T. (2012). Six Years of Floating Collections: The Vancouver Experience. Teoksessa N. B. Hilyard (toim.), Take The Plunge! (ss. 13–20). (luettu 9.12.2017)
Johnson, P. (2009). Fundamentals of collection development and management (2. ed). American Library Association.
Obydzińska, B. A. (2016). Floating Collections – an Alternative Concept in Library Collection Management. Folia Bibliologica, 58, 119. https://oadoi.org/10.17951/fb.2016.58.119
Rautanen, H. (2016). Kelluva kokoelma : neljän kirjaston kokemuksia kellutuksesta (AMK-opinnäytetyö). Turun ammattikorkeakoulu. http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016121420301
Rutherford, N. (2016). To Float or Not To Float. Inside Nashville PL’s examination of the method’s performance. Library Journal, 141(6), 46–48. http://lj.libraryjournal.com/2016/04/collection-development/to-float-or-not-to-float-collection-management/ (luettu 22.12.2017)
Tapio, A. (2017). Kellutuskuvioita Espoon kaupunginkirjastossa: valmistelu, käyttöönotto ja ensisukellus kelluvaan kokoelmatyöhön (AMK-opinnäytetyö). Turun ammattikorkeakoulu. http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017090514817
Tapio, A., & Luova, P. (2017). Kellutuskuvioita – Kellutus Espoon kaupunginkirjastossa. Esitelmä Varsinais-Suomen maakuntakirjaston henkilöstökoulutuksessa 15.11.2016. (Aineisto kirjoittajien hallussa.).
Tonteri, P. (2015). Mikä on kirjastojärjestelmien tilanne Suomessa tällä hetkellä? Kirjastolehti. http://kirjastolehti.fi/artikkelit/mika-on-kirjastojarjestelmien-tilanne-suomessa-talla-hetkella/ (luettu 9.12.2017)
Vääriskoski-Kaukanen, S. (2017). Asiakkaiden näköinen kokoelma : kelluvan kokoelman käyttöönotto yleisissä kirjastoissa (Pro gradu -tutkielma). Tampereen yliopisto. http://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201708312363
Weber, K. (2014). The Benefits and Drawbacks of Working with Floating Collections: The Perceptions of Public Librarians (Master’s Thesis). University of North Carolina at Chapel Hill. https://cdr.lib.unc.edu/record/uuid:8dcb9639-47a0-4bb4-80c6-0e38e56b3ed0
Wilén, R., & Kortelainen, T. (2007). Kirjastokokoelmien kehittämisen ja arvioinnin perusteet : teoria, menetelmät, käytäntö. Helsinki: Yliopistopaino.
Julkaistu
2017-12-29
Viittaaminen
Vääriskoski-Kaukanen, S., & Late, E. (2017). Kokemuksia kelluvan kokoelman käyttöönotosta yleisissä kirjastoissa. Informaatiotutkimus, 36(3-4). https://doi.org/10.23978/inf.68912
Osasto
Artikkelit

Suomalaisissa yleisissä kirjastoissa kelluva kokoelma on suhteellisen uusi käsite, sillä ensimmäiset kelluvat kokoelmat on Suomessa otettu käyttöön 2000-luvulla. Pohjois-Amerikassa kelluva kokoelma on kokoelmatyön metodina ollut kuitenkin käytössä jo 1930-luvulta lähtien [1]. Kelluva kokoelma tarkoittaa koko kirjastoverkon kattavaa kokoelmaa, jossa aineistolla ei ole kotikirjastoa [1]. Mikäli asiakas lainaa aineistoa yhdestä kirjastosta ja palauttaa sen johonkin toiseen kirjastoon, jää aineisto osaksi vastaanottavan kirjaston kokoelmaa. Aihetta on tutkittu maailmalla vähän [1][2], eikä suomalaisia käytänteitä asian tiimoilta ole juurikaan dokumentoitu lukuun ottamatta muutamia hiljattain valmistuneita opinnäytetöitä [3][4]. Tässä artikkelissa kuvataan suomalaisten yleisten kirjastojen kokemuksia kelluvan kokoelman käyttöönotosta. Artikkeli pohjautuu aiheesta tehtyyn pro gradu -tutkielmaan, joka laadittiin Lahden kaupunginkirjaston toimeksiannosta [5]. Tutkimus on laadullinen ja perustuu kirjastoammattilaisten haastattelu- ja kyselyaineistoon. Tutkittavina kaupunginkirjastoina toimivat neljä viidestä Suomessa talvella 2017 kokoelmiaan kelluttaneista kaupunginkirjastoista: Espoo, Tampere, Oulu ja Vantaa. Työn tavoitteena oli saada tietoa kelluvan kokoelman suunnitteluun liittyvistä tekijöistä, kellutuksen vaatimista käytännön valmisteluista ja kellutuksen vaikutuksesta kokoelmaan, asiakkaisiin sekä henkilökuntaan. Lisäksi haluttiin selvittää millaisia vaatimuksia kellutus asettaa kirjastojärjestelmälle.

Aiempi tutkimus

Kelluvan kokoelman määritelmä ja historiaa

Wilén & Kortelainen [6] samoin kuin Johnson [7] toteavat jo kokoelmatyötä esittelevien teoksiensa esipuheissa, että ilman kokoelmaa ei ole kirjastoa. Kokoelmat ovatkin kirjastojen toiminnan lähtökohta, se kivijalka, jonka varaan kaikki muu rakentuu. Kelluva kokoelma on kokoelmatyön käytänteenä ollut Pohjois-Amerikassa käytössä jo vuosikymmeniä, mutta sitä on tutkittu hyvin vähän eikä aiempaa kirjallisuutta aiheesta ole juurikaan julkaistu [1][2]. Ensimmäinen kelluva kokoelma otettiin käyttöön Fraser Valleyn seudullisessa kirjastossa Kanadassa 1930-luvulla [1]. Wendy K. Bartlett, joka työskentelee Ohiossa Cuyahogan maakunnan yleisessä kirjastossa kehittämispäällikkönä, on ainoa kellutusta laajemmin tutkinut ja siitä kirjan kirjoittanut kirjastoalan ammattilainen. Aiheesta on myös julkaistu joitakin artikkeleita ja opinnäytetöitä. [2]

Bartlett [1] määrittelee kelluvan kokoelman seuraavasti:

"... kelluvalla kokoelmalla tarkoitetaan koko kirjastoverkon kattavaa kokoelmaa, jossa aineistolla ei ole kotikirjastoa. Yhdestä kirjastosta lainattu nide, joka palautetaan johonkin toiseen kirjastoverkon kirjastoon jää siihen kirjastoon, johon se palautettiin. Niteitä ei reititetä takaisin aineiston omistavaan tai alkuperäiseen kokoelmaan, kuten tehtäisiin, mikäli toimittaisiin perinteisesti ylläpidetyn kokoelman kanssa. Sen sijaan, niteet "jäävät sinne minne päätyvät" ja ne hyllytetään osaksi vastaanottavan kirjaston kokoelmaa. "Kelluva kokoelma" on käsite, josta on tullut standardi viitatessa tämän tapaiseen kokoelmaan..."

Kyse on siis kokoelmien hallintaan ja järjestämiseen keskeisesti liittyvästä käsitteestä. Cessak-Obydzińska [2] kuvaa kelluvan kokoelman käyttöönottoa vaihtoehtona perinteiselle kokoelman hoidolle. Kelluvan kokoelman idea, eli aineiston liikkuminen vapaasti kirjastoverkon sisällä ilman kotiyksikköä, merkitsee käytännössä sitä, että koko verkosta tulee aineistojen yhteinen omistava taho. [2][8]

Viisi suomalaista kirjastoa on 2000-luvulla siirtynyt kelluvan kokoelman hyödyntämiseen [5]. Vaikka tutkimusta ei aiheesta ole Suomessa vielä juurikaan tehty, on kokemuksia kelluvan kokoelman käyttöönotosta jaettu kirjastoalan seminaareissa. Varsinais-Suomen maakuntakirjaston henkilöstökoulutuspäivillä marraskuussa 2016 Pauliina Luova ja Aino Tapio Espoon kaupunginkirjastosta esittelivät kellutukselle seuraavan, tiivistetyn määritelmän:

"Kellutus tarkoittaa aineiston vapaata liikkumista asiakkaiden mukana; niteen kotiutumista sen kirjaston kokoelmaan, mihin se palautetaan." [9]

Kellutus ja kokoelmatyö

Kokoelman käsitteen laajentuminen koskemaan oman kirjaston kokoelman ohella kirjastoverkkoon kuuluvia kaikkia kirjastoja tuo mukanaan muutoksia kokoelmatyöhön. Ensimmäinen seikka, joka kokoelmavastuuta kantavien tulee ratkaista, on mitkä osat kokoelmasta kelluvat. Koskeeko kellutus koko kirjastoverkoston kokoelmaa vai ainoastaan osia siitä? Usein kellutuksen ulkopuolelle rajataan alueellisesti tai historiallisesti merkittävä aineisto tai pääkirjaston aineisto, mikäli sen kokoelmiin kuuluu esimerkiksi tutkimuksen kannalta merkittäviä materiaaleja [1].

Bartlettin [1] mukaan kellutuksen myötä kokoelmatyön käytänteiden keskittäminen tulee myös ajankohtaiseksi. Keskitetty valinta on aineiston hankintaan liittyvä kokoelmatyön osa-alue, joka tarkoittaa sitä, että aineisto valitaan hajautetun, yksittäisissä kirjastoissa tapahtuvan valinnan sijaan keskitetysti kaikkia kirjastoverkon kirjastoja varten. Suurin osa kellutusta käyttävistä kirjastoista on omaksunut keskitetyn valinnan, jonka katsotaan olevan tehokkaampaa ja säästävän rahaa. Esimeriksi aineiston liikkuminen kirjastoverkon sisällä aikaansaa sen, että jokaisella kirjastolla ei tarvitse olla omaa kappaletta jonkin tietyn kirjailijan tuotannosta [1]. Tämä onkin yksi keskeinen peruste keskitetyn valinnan käyttöönotolle.

Ennen kellutukseen siirtymistä kokoelmaa tarvitsee usein karsia poistoja tekemällä. Kellutuksen alkaessa voi käydä niin, että asiakkaiden aktiivisuudesta johtuen esimerkiksi jotkin tietoaineistoluokat täyttyvät äärimmilleen. Tällöin poistot tulee suunnata niihin luokkiin, joiden kiertoluvut ovat vähäisiä jotta kiertävä aineisto mahtuu hyllyihin. [1] Poistot eivät ole ainoa ratkaisu aineiston yli- tai alitarjonnan ongelmiin. Kellutuksen myötä aineistoa tulee tasapainottaa (rebalance) kirjastoverkon eri osien kesken. Tasapainotuksessa aineiston ylitarjonnasta kärsivä yksikkö lähettää aineistoa yksikköön, jossa vastaavaa aineistoa tarvitaan. [1] Kirjastojen tuleekin valmistautua hallinnoimaan kellutuksen mahdollisesti mukanaan tuomaa aineiston epätasapainoa ja luoda sitä varten toimiva järjestelmä jo ennen kellutuksen aloitusta [2][8]. Bartlettin [1] mukaan noin 20 %:lle kirjastoverkon jäsenistä muodostuu tasapainotuksesta "uusi normaali" eli siitä tulee osa jokapäiväistä kokoelmatyötä.

Kellutukseen siirryttäessä kokoelmatyötä tulisi tehdä koko kirjastoverkkoa ajatellen, ei pelkästään oman kirjaston näkökulmasta, kuten perinteisesti hoidettujen kokoelmien osalta on tehty. Tämä merkitsee myös sitä, että kirjastojen keskinäisiä käytäntöjä tulee yhtenäistää. Canty ym. [10] mainitsee tarroituksen, genreluokituksen sekä aineistojen sijaintimääritykset (home locations) tekijöiksi, jotka Edmontonin yleisessä kirjastossa pyrittiin yhtenäistämään ennen kellutusta.

Kellutuksen aloitus on merkittävä kokoelmatyönmuutos, jonka tarve ja perustelut tulee avata henkilöstölle hyvin. Kellutus voi aiheuttaa ahdistusta kokoelmatyötä tehneille henkilöstön jäsenille, jotka ovat ehkä koko työuransa työskennelleet jonkin erikoiskokoelman kehittämiseksi ja jotka nyt joutuvat luopumaan "oman kokoelman" käsitteestä [1][2][8][10]. Bartlett [1] nostaa henkilöstön informoinnin ja kahdensuuntaisen kommunikoinnin jopa tärkeimmäksi kellutuksen onnistumista määrittäväksi tekijäksi. Tähän argumenttiin hän näkee monta perustetta. Kellutus on yksi suurimmista päivittäiseen kirjastotyöhön vaikuttavista muutoksista kirjastokentällä, joten henkilökunnan motivointi ja sitouttaminen on kellutuksen onnistumisen edellytys. Kommunikaatio henkilökunnan kanssa kannattaa myös siinä mielessä, että kenttätyötä tekevillä on paras käsitys niistä mahdollisista käytännön ongelmista joita kellutuksesta saattaa kirjastoverkon sisällä syntyä. Tiedonsaannin lisäksi kahdensuuntainen keskustelu auttaa hälventämään henkilökunnan pelkoja aiheesta. Huolta saatetaan kokea siitä, ettei kokoelmaa kellutuksen ja aineiston vaihtumisen myötä enää tunne kuten ennen tai siitä että huolella kerätty kokoelma hajoaa muualle. [1][10]

Kirjastojärjestelmä ja kellutus

Kirjastojärjestelmän ominaisuudet ovat tärkeässä roolissa kellutuksen käyttöönotossa. Cress [8] suosittelee, että kirjastoissa nimetään kirjastojärjestelmätuntemusta omaava henkilö hoitamaan järjestelmämuutoksia yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa. Järjestelmän tulee muun muassa tunnistaa kellutuksen ulkopuolelle jäävä aineisto ja kääntää se lähteväksi takaisin kotikirjastoonsa. Lisäksi järjestelmässä tulee olla ominaisuus, jonka avulla kellutus voidaan määritellä aineistolaji- tai toimipistekohtaisesti. Kirjastojärjestelmätoimittajan tulee tarjota IT-tukea muutosten toteutukseen. [2][8]

Cessak-Obydzińska [2] kuvailee esimerkinomaisesti Innovative Interfaces yhtiön Sierra kirjastojärjestelmän ominaisuuksia kellutukseen liittyen. Vuonna 2013 yhtiö julkaisi Sierraan liitettävissä olevan moduulin, joka auttaa kirjastonhoitajia kellutuksen hallinnoinnissa kirjastojen välillä. Moduulilla voi muodostaa kirjastokohtaisia kokoelmaprofiileja. Järjestelmästä on mahdollista saada raportteja vapaan hyllytilan määrästä genreittäin per kirjasto tai aineiston käyttöasteista genreittäin ja yksiköittäin. Se myös ennakoi uuden aineiston hankintatarpeita toimien siis aineistovalinnan apuna. [2] Aineiston käyttöaste yksiköittäin on myös Rutherfordin [11] mukaan tärkeä kirjastojärjestelmän ominaisuus, jota kokoelmatyötä tekevien tulisi oppia hyödyntämään kuukausittain kellutuksen vaikutusten seuraamiseksi. Kirjastojärjestelmän raportointiominaisuuksien lisäksi verkkokirjasto ja sen yhteensopivuus kellutuksen kanssa on huomionarvoinen asia. Asiakkaiden tulee pystyä verkkokirjastosta toteamaan aineiston sijainti ja halutessaan varaamaan aineistoa omaan lähikirjastoonsa. [2] Kuten Tonteri [12] toteaa, ei verkkokirjasto välttämättä ole saman järjestelmätoimittajan tuote kuin kirjastojärjestelmä, mikä voi olla haaste kellutuksen käyttöönoton suunnittelussa.

Kellutuksen vaikutukset

Todennäköisesti yleisin syy kellutuksen käyttöönottoon on toiveet erilaisista säästöistä. Cressin [8] mukaan kelluvan kokoelman käyttöönoton myötä kirjastot voivat säästää hankintabudjeteissaan, vastata nopeammin asiakkaiden tarpeisiin ja parantaa materiaalien saatavuutta. Kelluvan kokoelman käyttöönotolla katsotaan saavutettavan säästöjä niin logistiikassa kuin materiaalien hankinnassakin. Bartlett [1] tukee edellä esitettyä ja listaa kellutuksen hyödyiksi mm. aineistojen vähentyvistä kuljetuksista ja hankinnasta koituvat kustannussäästöt. Näiden lisäksi kellutus voi säästää henkilökunnan työaikaa sekä vähentää aineiston fyysistä kulumista.

Kuljetuskulujen osalta Johal ja Qigley [13] raportoivat 22 % aineistokuljetusten laskusta Vancouverin 22 yleisessä kirjastossa kellutuksen käyttöönoton myötä. Cessak-Obydzińska [2] tuo kuitenkin esiin, että tasapainotuksen vaatimat toimenpiteet saattavat merkittävästi pienentää kellutuksesta saatavia työaika- ja kustannussäästöjä. Tasapainotus onkin Bartlettin [1] näkemyksen mukaan kellutuksen ainut haittapuoli. Weber [14] teki päättötyönään kyselytutkimuksen kirjastohenkilökunnan asenteista kellutukseen liittyen (112 vastaajaa). Myös tässä kyselyssä tasapainotus nousi esiin kaikkein haastavimpana kellutusaspektina. Muita tutkimuksessa identifioituja ongelmia kellutukseen liittyen olivat poistot, oman kirjaston kokoelmatuntemuksen säilyttäminen, asiakkaiden opastaminen aineistokysymyksissä, materiaalien toimittaminen asiakkaille ajoissa (in a timely fashion) sekä asiakkaiden tarpeisiin vastaaminen kirjastossa läsnä olevan materiaalin puitteissa. [14]

Bartlett [1] ja Cress [8] eivät tunnista edellä esitettyjä ongelmia vaan kokevat kellutuksen pelkästään esimerkiksi asiakaspalvelua parantavana käytäntönä. Tarkastelemalla asiakkaiden tekemiä palautuksia ja varauksia, saavat kirjastonhoitajat heidän mukaansa tietoa asiakkaiden tarpeista, joihin pystytään reagoimaan nopeasti. Kokoelmien vaihtuvuuden he puolestaan näkevät asiakkaan kannalta positiivisena asiana sillä se lisää aineiston selailumahdollisuuksia (serendipity) ja uuden aineiston löytämisen riemua. [1][8] Bartlett [1] on jopa sitä mieltä, että asiakastyytyväisyys on yksi merkittävimmistä syistä siirtyä kelluvan kokoelman käyttöön. Hän ei kuitenkaan tue näkemystään esimerkiksi tilastoilla tai raportoimalla asiakaskyselyiden tuloksia. Edmontonin yleinen kirjasto (Edmonton Public Library) otti kellutuksen käyttöönsä vaiheittain ja tarkasteli asiakaspalautetta sekä kellutuksen alkaessa että sen jälkeen. Heidän mukaansa kellutuksesta ei seurannut merkittävää asiakaspalautetta. [10] Rutherford [11] puolestaan toteaa, että kellutuksen seurauksia niin asiakastyytyväisyyden kuin kokoelmanhoidonkin valossa on tutkittu hyvin vähän.

Bartlett [1] kuvaa kellutuksen nostavan kiertolukuja johtuen aineiston paremmasta saatavuudesta kotipistekuljetusten jäädessä pois sekä aineistojen uudistumisesta muualta saapuvan materiaalin ansioista. Rutherford [11] tutki kellutuksen vaikutuksia Nashvillen yleisen kirjaston kokoelmiin tarkastelemalla yksiköihin kelluneen aineiston uudelleen lainausta sekä kokoelmien kykyä vastata asiakkaiden kysyntään. Tulokset osoittivat, että fiktiivisen aineiston kierto kirjastoista, joihin niteet olivat kelluneet, oli seitsemän prosenttia heikompaa verrattuna aiempaan. Audiovisuaalisessa aineistossa (äänikirjat, DVD:t ja CD:t) lasku oli 43 % ja selkokirjojen (large-type font) osalta peräti 56 %. Kellutus voi virkistää kirjastojen kokoelmia, mutta kellutuksen onnistuminen riippuu asiakkaiden lainaustavoista (selailu vs. varaaminen), kirjastojen sijainnista (vilkasliikenteisten teiden ja hyvien työmatkayhteyksien varrella sijaitsevat kirjastot toimivat vastaanottavina kirjastoina) sekä kelluvasta aineistosta itsestään, kuten formaatista tai aineiston populaarisuudesta keskimääräisen lainaajan näkökulmasta. [11] Edellä kuvattujen tulosten valossa Nashvillen yleisessä kirjastossa katsottiin parhaaksi lopettaa kellutus lokakuussa 2014. Vuonna 2015 kiertoluku nousi miljoonalla niteellä johtuen siitä, että Nashvillessä päätettiin kellutuksen sijaan kirjastojärjestelmäraportteja kattavasti hyödyntäen uudelleen sijoittaa huonosti kiertävää aineistoa sellaisiin kirjastoverkon osiin, joista aineiston ennakoitiin lähtevän paremmin kiertoon. [11] Rutherford [11] kutsuu kellutusta "sattumanvaraiseksi" (haphazard) kokoelmatyön metodiksi kirjastojärjestelmää hyödyntävään metodiin verrattuna, kun taas Weber [14] toteaa, että kellutuksesta saatavat hyödyt voivat jäädä kirjallisuudessa esitettyä heikommiksi. Kellutuksella voi siis olla erilaisia sekä positiivisia, että negatiivisia vaikutuksia kirjaston kokoelmaan ja toimintaan.

Tutkimuskysymykset ja menetelmät

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tarkastella kelluvan kokoelman suunnitteluun vaikuttavia tekijöitä, kellutuksen edellyttämiä käytännön valmisteluja sekä kellutuksen vaikutusta kokoelmaan, asiakkaisiin ja henkilökuntaan Suomessa. Lisäksi haluttiin selvittää millaisia vaatimuksia kellutus asettaa kirjastojärjestelmälle.

Varsinaiset tutkimuskysymykset olivat:

  1. Millainen muutos kelluvan kokoelman käyttöönotto on suhteessa

    1. kokoelmatyöhön?

    2. henkilöstöön?

    3. toimintakuluihin?

    4. kirjastojärjestelmään?

  2. Kuinka kelluvan kokoelman käyttöönotto tulisi suunnitella?

  3. Mitkä ovat kellutuksen hyvät ja huonot puolet?

Tutkimusote on laadullinen ja tutkimuksen pyrkimyksenä on kuvailla kelluvaan kokoelmaan liittyviä ilmiöitä tämän hetken kirjastotyössä. Tutkimukseen osallistuneet Espoon, Tampereen, Oulun ja Vantaan kirjastolaitokset edustavat neljää viidestä kellutuksen käyttöönottaneista kirjastoista Suomessa.

Pääasiallinen tutkimusaineisto koostuu kirjastoammattilaisille tehdyistä teemahaastatteluista. Tutkimuksessa haastateltiin tutkimukseen osallistuneiden kirjastojen henkilöstöä, jolla oli kokoelmavastuuta sekä kellutukseen osallistuneita lähikirjastojen edustajia (yhteensä 10 henkilöä). Lähikirjastojen edustajien haastatteluilla pyrittiin saamaan kattava kuva niistä käytännön toimista joita kellutus kirjastoverkon sisällä saa aikaan. Johtuen työtehtävien vastuujaoista, osassa kirjastoista haastattelut toteutettiin sekä yksilö- että parihaastatteluina. Näin ollen Espoossa ja Tampereella haastateltiin kahta kokoelmasta vastaavaa henkilöä parihaastatteluna. Haastattelurunko oli kuitenkin sama kaikissa haastatteluissa. Haastattelurungon laadinnassa hyödynnettiin Bartlettin [1] laatimaa aiheluetteloa seikoista, joita hän suosittelee käytettävän keskustelun pohjana kun harkitaan kelluvan kokoelman käyttöönottoa. Haastattelujen pääteemat olivat:

  1. Kirjaston kellutushistoria

  2. Kellutuksen suunnittelu

  3. Kellutusprosessin läpivieminen

  4. Kellutuksen vaikutus henkilökuntaan

  5. Kellutuksen vaikutus asiakkaisiin

  6. Kellutuksen vaikutus kokoelmaan

  7. Kellutus ja kirjastojärjestelmä

  8. Kellutuksen vaikutus toimintakuluihin

  9. Kellutuksen riskit

  10. Kellutuksen vaikutus muihin mahdollisiin kirjastokonsortion jäseniin

  11. Kellutuksen hyödyt ja haitat

Haastatteluaineistoa kertyi yhteensä 8 tuntia ja 41 minuuttia. Haastattelut litteroitiin ja aineisto käytiin läpi laadullisen sisällönanalyysin keinoin. Analyysissä aineistosta koodattiin tutkimuskysymysten mukaisia teemoja kokoelmatyöhön, henkilökuntaan, toimintakuluihin, kirjastojärjestelmiin ja asiakkaisiin liittyen. Näiden lisäksi etsittiin kellutuksen suunnittelukäytänteisiin viittaavia seikkoja ja kellutuksen hyviksi tai huonoiksi puoliksi luokiteltavissa olevia tekijöitä. Tavoitteena oli saada kuva kirjastojen käytännön toiminnoista kellutukseen liittyen. Analyysin aikana aineistosta myös poimittiin sitaatteja, joissa haastateltava oli hyvin tiivistänyt jonkin ilmiön tai toiminnan.

Haastatteluaineistoa täydennettiin kirjastojärjestelmää koskevalla sähköpostikyselyllä. Kysely laadittiin haastattelukierroksen jälkeen ja sen laadinnassa hyödynnettiin haastatteluissa esiin tullutta informaatiota. Kyselyn kysymykset olivat pääosin avoimia kysymyksiä liittyen kirjastojärjestelmään ja kirjastojärjestelmän tarjoamiin kellutukseen liittyviin toimintoihin. Kysely lähetettiin tutkimuksessa mukana olleiden kirjastojen kirjastojärjestelmävastaaville, jotka vastasivat kyselyyn huhtikuun 2017 aikana. Kyselyyn vastasi viisi henkilöä. Tuloksia analysoitiin kirjastojärjestelmien näkökulmasta. Tulokset kertovat mitä kirjastojärjestelmiä kirjastoilla on käytössä ja mitä toimintoja eri järjestelmät tarjoavat kellutuksen tueksi.

Tutkimuksessa kerätty tutkimusaineisto
Haastattelut Sähköpostikysely
Kokoelmavastaavat Lähikirjastojen edustajat Järjestelmävastaavat
Espoo 2 1 2
Oulu 1 1 1
Tampere 2 1 1
Vantaa 1 1 1
Yhteensä 6 4 5

Tulokset

Valmistautuminen kelluvan kokoelman käyttöönottoon

Yhtenä tutkimuksen tavoitteena oli selvittää millä tavalla kellutuksen käyttöönotto tulisi suunnitella. Kaikissa tutkimukseen osallistuneissa kirjastoissa kellutuksen suunnittelu aloitettiin tutustumalla muiden kirjastojen kellutuskokemuksiin niin kotimaassa kuin ulkomaillakin. Suunnitteluun käytettiin vähintään puoli vuotta, osassa kaupungeista yli vuosikin aikaa. Suunnittelutoimenpiteistä vastasi useimmissa kirjastoissa kokoelmatyöstä vastuuta kantanut taho kuten kokoelmatyöryhmä. Osassa tutkituista kirjastoista muodostettiin kellutuksen suunnittelun ja toteutuksen tueksi myös erillisiä suunnittelutiimejä.

Espoossa, Oulussa, Tampereella ja Vantaalla lähtökohdaksi oli kellutusta valmistellessa asetettu, että kaikki aineisto kelluu. Joitakin aineistoja ei kuitenkaan ole mahdollista tai järkevää kelluttaa. Esimerkiksi esineitä ei välttämättä kelluteta kuljetusvaikeuksien vuoksi. Toisaalta pieni ja rajattu asiakaskunta (kuten Celia-aineiston käyttäjät), asiakkaiden tottumukset (nuotit ja partituurit sekä kotiseutukokoelma olleet aina pääkirjastolla), pieni kokoelma (konsolipelit) ja esimerkiksi lehtien osalta se, ettei yksittäisten lehtien säilyttäminen ole järkevää tilojen tai asiakkaidenkaan kannalta olivat perusteita rajata osa aineistosta pois kellutuksen piiristä. Pikalainojen kellumattomuudella puolestaan haluttiin varmistaa se, että myös lähikirjastoissa olisi uutuusaineistoa saatavilla. Lisäksi esimerkiksi sellaiset AV-aineistot, jotka alkavat jo jäädä pois käytöstä (kuten videot ja C-kasetit) saatettiin jättää kellutuksesta pois.

Aineistojen keskitetty valinta on yksi kellutukseen liittyvistä merkittävistä kokoelmatyön muutoksista. Suomessa Espoo ja Vantaa olivat ottaneet keskitetyn valinnan käyttöönsä ennen kellutukseen siirtymistä. Oulu ja Tampere puolestaan olivat ensin siirtyneet kokoelman kellutukseen ja vasta sen jälkeen ottaneet keskitetyn valinnan käyttöön. Keskitetty valinta nähtiin hyväksi pariksi kellutukselle.

"Yksiköt käyttävät aikaansa siihen, että 'Joo, me valitaan tämä kirja kun meillä on tämmöisiä ja tämmöisiä asiakkaita.' Käytetään hirveästi aikaa, muodostetaan sitä omaa kokoelmaa. Sitten asiakkaat lainaa ja palauttaa niitä minne sattuu. Silloinhan ne ovat ikään kuin väärässä paikassa. Ne asiakkaat on vieneet aineiston vääriin paikkoihin. Eli kelluvassa kokoelmassa ne omat yksiköt ei minun mielestäni toimi enää. Taikka siinä ei ole kauheasti järkeä." (Asiantuntija A5)

Hankintojen ohella kellutuksessa keskiöön nousevat myös poistot ja niiden tekeminen, mielellään jo ennen kellutuksen aloitusta. Poistojen osalta on tärkeää, että poistoja tehdään kiertolukujen, ei hyllytilan perusteella. Poistojen tekoon tarvitaan hyvät, kokoelmatyöstä vastaavien laatimat ohjeet, jotta ne tehdään kaikissa kirjastoverkon osissa samojen periaatteiden mukaan. Jotta kellutus toimisi hyvin, tulisi hyllyjen täyttöaste ennen kellutusta olla keskimäärin 75 %. [1][11] Esimerkiksi Tampereella laadittiin kaikille kirjastoille yhteinen poisto-ohje, jonka mukaan kaikkien kirjastojen tuli poistaa 10 % omasta kokoelmastaan vuoden 2016 loppuun mennessä. Kysyttäessä muuttuivatko työkäytänteet kellutuksen myötä, lähes kaikki kirjastot mainitsivat aineistopoistot yhdeksi merkittäväksi kokoelmatyön keskiöön nousevaksi tekijäksi.

"... kyllä meillä oli isot poisto-operaatiot.... Tässä tilanteessa, kun kelluntahan vähentää sitä laatikossaoloaikaa eli sitä matkustusaikaa, niin niitä kirjoja on koko aika enemmän paikalla saatavilla väistämättä. Ja senkin takia niitä poistoja täytyy tehdä. ... niitä piti aika tavalla sitten, varmaan vuoden verran, siivota niitä kokoelmia." (Asiantuntija A2)

Kaikissa tutkituissa kirjastoissa henkilökuntaa kannustettiin tekemään yhteisvastuullisia poistoja siten, että opittaisiin tekemään poistoja myös aineistosta, joka alun perin on ollut muiden kirjastojen omaisuutta. Espoossa on käytössä yhteispoistokortti, jolla kuka tahansa, joka huomaa kokoelmassa vanhentunutta aineistoa voi varata aineiston itselleen. Kun aineisto saapuu, voi poistot tehdä yhdellä kerralla, mikä helpottaa yhteisvastuullista kokoelman hoitoa.

Kellutukseen siirryttäessä kokoelmatyötä tulisi tehdä koko kirjastoverkkoa ajatellen, ei pelkästään oman kirjaston näkökulmasta kuten perinteisesti hoidettujen kokoelmien osalta on tehty. Tämä merkitsee sitä, että kirjastojen keskinäisiä käytäntöjä tulee yhtenäistää. Tässä esitellyssä tutkimuksessa yhtenäistämistoimintoihin liittyen esille nousivat seuraavat seikat:

  • tarroitus

  • elokuvien ja kirjallisuuden genreluokitteluiden yhtenäistäminen

  • muistelmien sijoittelu hyllyihin: erikseen vai omissa luokissaan

  • kirjastojärjestelmässä näkyvät osastot

  • fyysiset osastot

  • aineiston sijainti (esimerkiksi kaikki Mangat jollakin tietyllä osastolla)

  • ikärajat lasten- ja nuortenaineistossa (mikä materiaali lastenosastolla, mikä nuortenosastolla)

Kuten edellä esitetyistä, yhtenäistämistä vaativista seikoista voi päätellä, vaatii käytänteiden tarkastelu merkittävää työajallista resurssointia.

"En ollut osannut miettiä etukäteen, että kuinka iso asia tässä sitten on käytäntöjen yhtenäistäminen. Elikkä kun jokainen kirjasto oli tarroittanut omalla tavallaan. Siellä oli sarjoja numeroitu ja jossain oli elämänkerrat luetteloitu. ... Ja kaikki tämmöinenhän tuhoutuu sitten kun kokoelmat kelluu. Sen tarroituksen täytyy olla samanlainen, käytäntöjen täytyy olla samanlaiset joka paikassa." (Asiantuntija A5)

Käytännön kokoelmanhoitoon liittyvien töiden ohella kirjastojärjestelmän soveltuvuutta kellutukseen tulee tarkastella ennen kellutuksen aloitusta. Kirjastojärjestelmän toimivuutta kellutuksessa testattiin esimerkiksi Tampereella katselmoinnin muodossa etukäteen ja myös vastuutettiin katselmointityö henkilöstön kesken. Tutkimuksessa mukana olleissa neljässä kirjastossa on käytössä kolme eri kirjastojärjestelmää: Espoossa ja Vantaalla Sierra (toimittaja Innovative Interfaces), Tampereella Aurora (toimittaja Axiell Finland) ja Oulussa Koha (avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, ei kaupallista toimijaa takana). Kaikki mainitut järjestelmät toimivat tämän tutkimuksen perusteella kohtalaisesti kellutuksessa, mutta Sierrassa näyttäisi oleva kaikkein monipuolisimmat ominaisuudet kellutuksen toimivuuden kannalta (taulukko 2.).

Mahdollisuus määrittää kelluva kokoelma kirjastojärjestelmässä tiettyjen parametrien mukaan.
Kelluva kokoelma voidaan määrittää järjestelmässä
toimipistekohtaisesti aineistolajikohtaisesti nidekohtaisesti
Aurora Kyllä Ei Ei
Koha Kyllä Kyllä Ei
Sierra Kyllä Kyllä Kyllä

Järjestelmäkäyttäjät toivoivat järjestelmiltä mahdollisuutta automaattiseen tasaukseen. Tällä tarkoitetaan sitä, että mikäli yksikössä, johon nide palautetaan, on jo saman nimikkeen niteitä, kehottaisi järjestelmä lähettämään niteen sellaiseen yksikköön, jossa siitä on pulaa. Toistaiseksi tällaista ominaisuutta ei ollut yhdessäkään käytössä olevassa järjestelmässä. Lisäksi järjestelmiltä kaivattiin parempia raportointiominaisuuksia.

Tiedottaminen ja henkilökunnan ajan tasalla pitäminen koettiin tärkeänä tehtävänä kaikissa neljässä tutkitussa kirjastossa. Tiedotusta tulisi tehdä mahdollisimman laajasti jo alkuvaiheesta lähtien, jotta hälvennetään asiaan liittyvää epätietoisuutta ja mahdollisia huolia. Henkilökunnan osallistaminen kellutuksen suunnitteluun vaatii aikaa ja siihen kannattaa kellutuksen onnistumiseksi panostaa. Kaikissa tutkituissa kirjastoissa henkilökunnan osallistamis- ja tiedotuskäytäntöihin panostettiin monin eri tavoin. Espoossa perustettiin useita eri tiimejä (syndikaatteja), joihin osallistui laajimmillaan 40 henkilöä niin isommista kuin pienemmistäkin kirjastoista. Niin Vantaalla kuin Tampereellakin järjestettiin useita eri seminaareja aiheesta. Muina tiedotus- ja osallistamiskeinoina mainittiin mm. kirjastokierrokset eli kellutuksen suunnittelusta vastanneiden käynnit lähikirjastoissa, intranetistä löytyvät kellutusohjeet ja tiedotteet, tiedotuslehtiset sekä työpaikkakokoukset ja sähköposti tiedonjakamisen muotoina.

"Toi kellutus saattaa aiheuttaa vähän pelkoja ja epäilyksiä ja muuta, että jotenkin siinä mielessä otettaisiin porukka mukaan. ... Että jotenkin vähän lämmiteltäisiin ja tuotaisiin sitä asiaa jotenkin tutuksi." (Asiantuntija 1)

Kuten edellä esitellyt, kellutuksen käynnistämiseen tähtäävät toimenpiteet antavat ymmärtää, vaatii kellutukseen valmistautuminen aikaa. Kaikki tutkimukseen osallistuneet kirjastot totesivat, että suunnitteluun on hyvä varata vähintään puoli vuotta jotta kaikki kellutuksen edellyttämät muutokset, tiedottaminen ja osallistavat toimenpiteet saadaan toteutettua.

Kokoelma kelluu -- mikä muuttuu?

Aineiston kelluttaminen on teknisesti ajatellen yksinkertaista: mikäli kirjastojärjestelmässä on valmius kellutuksen käyttöönottoon, on kelluvaan kokoelmaan siirtyminen tehtävissä pelkällä asetusmäärityksellä "kelluu – ei kellu" -tyyppisesti [1]. Vaikka kellutuksen valmistelu vaatii aikaa ja käytännön valmistelutehtäviä on kohtuullisen paljon, voidaan kellutus aloittaa vaikka kaikki käytänteet eivät kaikkien kirjastojen kesken olisikaan täysin valmiita.

"... aluksi se tuntu, että pitää kaikki yhtenäistää, mutta sitten vaan huomattiin, että ei se ole välttämätöntä. ... Voidaan aloittaa kellutus sellaisessa vaiheessa kun se on riittävällä tasolla. Sen ei tarvitse olla täydellistä." (Asiantuntija A2)

Tutkimukseen osallistuneet kirjastot olivat kelluttaneet kokoelmiaan vuodesta kahteen vuoteen pois lukien Oulu, joka aloitti aineiston osittaisen kellutuksen jo marraskuussa 2013. Kysyttäessä millä tavoin kellutus on muovannut kokoelmaa, oli kaikkien tutkittujen kirjastojen näkemys selkeä: kellutuksen myötä aineistoa on siirtynyt isoista kirjastoista (pääkirjastot ja suuret aluekirjastot) pienempiin kirjastoihin. Tampereella tehtiin aineiston liikkeistä tutkimusta niin sanotuilla kellutusotannoilla kellutuksen oltua käytössä puoli vuotta. Henkilökunnalla oli käytössään lomake, jonka avulla silmämääräisesti arvioitiin aineiston kertymistä kuhunkin kirjastoon. Kellutusotantojen tulokset kertoivat sekä siitä, mitkä aineistot kiersivät että siitä mihin aineistot kertyivät.

"Meidän suurin aluekirjasto Hervanta, sieltä aineisto lähti poispäin ja meni sitten niihin pikku yksiköihin. Ihan semmoisia selviä tuloksia, että mitkä luokat olivat liikkuneet ja mitkä liikkuivat vähemmän. Ja meillä oli yksi uusi yksikkö, jolla ei ollut kovin syvyyttä siinä tietokirjakokoelmassa niin sinne meni paljon niitä tietokirjoja sitten. Ja tämmöisiä luonnollisia seuraamuksia myös, että jos kaksi yksikköä on kovin lähellä toisiaan, niin niihin palautuu ristiin toistensa aineistoa." (Asiantuntija A6)

Tämän tutkimuksen perusteella tiettyjä aineistoja kasaantuu kellutuksen myötä eri yksiköihin useista eri syistä. Kirjaston maantieteellinen sijainti on yksi aineiston kasaantumiseen vaikuttava tekijä. Kauppakeskukset, tietyt lähettyvillä olevat oppilaitokset, hyvät parkkipaikka-alueet, kirjastojen sijainti vierekkäin ja lähistön asuinaluekeskittymät vaikuttavat asiakasvirtoihin ja palautusten määriin. Lisäksi asiakkaiden harrastuneisuus, kuten musiikin kuuntelu, saattaa pienen kirjaston osalta vaikuttaa kokoelmaan merkittävästi.

"Jos joku asiakas on tosi kiinnostunut jostain yhdestä aiheesta niin meillä saattaa olla ihan valtava kokoelma just sitä spesifiä, joka ei välttämättä meillä muuten liikkuisi. Tämä on siis meillä musiikissa ongelma." (Asiantuntija A8)

Epätarkoituksenmukaiset kokoelman vinoumat voidaan korjata tasapainotuksen keinoin lähettämällä liialliseksi havaittu aineisto sellaisiin yksiköihin, joissa siitä on pulaa. Espoossa kirjastoa, johon aineistoa kertyy paljon, kutsutaan kuvaavasti tulvivaksi kirjastoksi. Kirjastoa, jossa aineistosta on pulaa, kutsutaan puolestaan kuivuvaksi kirjastoksi. Kellutuksessa, poistojen ohella, kokoelmatyön keskeiseksi tekijäksi nousee aineiston tasapainotus. Tutkituissa kirjastoissa tasapainotukseen oltiin valmistauduttu laatimalla kellutusvastaavista koottu sähköpostilista tai intranetin puolelta löytyvä tasapainotusloki. Sähköpostilistalla aineistoa saatettiin esimerkiksi puutetilanteessa pyytää lähetettäväksi muista kirjastoista. Tasapainotuslokissa puolestaan oli "Tarjotaan" ja "Tarvitaan" osat, joihin kirjastohenkilöstö saattoi kirjata, mikäli jostakin aineistosta oli ylitarjontaa tai pulaa. Tampereella tasapainotusta ei oltu tehty vuoden kellutuksen jälkeen vielä lainkaan.

Riippuen kirjaston vastaanottamista palautusmääristä, voi tasapainotuksella olla merkittäväkin työllistävä vaikutus, johon kirjastojen on hyvä varautua. Bartlettin [1] mukaan tasapainotuksesta tulee jopa kokoelmatyön "uusi normaali". Myös tässä suomalaisia yleisiä kirjastoja koskeneessa tutkimuksessa tasapainotus nousi esiin uutena kokoelmatyön muotona.

"Uutena työnä on kokoelman tasapainottaminen lähettämällä omasta kirjastosta pois aineistoja, jotka eivät lainaudu tai tunnu mahtuvan hyllytilaan." (Asiantuntija A9)

Aineiston liikkuminen kellutuksessa kirjastosta toiseen saattaa tuoda esiin aineistovalinnassa tehtyjä virheitä, joita keskitetyllä valinnalla on pyritty korjaamaan.

"Kellutus on tuonut esiin vääristymiä aineistovalinnassa ja keskitetyllä valinnalla on tehty merkittävä korjausliike lasten aineiston suuntaan." (Asiantuntija A9)

Aineiston liikkuminen asiakkaiden mukana nostaa ehkä hivenen yllättävästikin hyllytyksen tärkeään rooliin kokoelmatyössä.

"... aikaisemmin se kokoelma oikeastaan muodostu, tai sinä pystyit vaikuttamaan siihen niitten valintojen ja poistojen kautta oikeastaan vaan. Ja nyt kun tavallaan asiakkaat muodostavat sen meidän kokoelman niin sehän elää ihan omaa elämäänsä. Eli tavallaan hyllytys on se isoin juttu, mikä tavallaan on muuttunut. ... Sun täytyy koko aika tsekata sitä, että onko siellä tuplia, triploja ja että missä pursuu, mistä puuttuu. ... Jos jossain kirjastossa on hyllytys mennyt tyyliin harjoittelijavoimin, niin se ei sitten enää toimi." (Asiantuntija A1)

Vaikuttaa siis siltä, että hyllytyksen aikana tehdyt havainnot toimivat impulssina niin poistojen kuin tasapainotuksenkin käynnistämiselle. Toinen merkittävä haastattelun esiin nostama havainto on, että hyllytys on saatettu monissa kirjastoissa hoitaa vähemmän koulutetun työvoiman avulla, mikä ei enää kellutuksen myötä ole toimiva käytäntö.

Yksi merkittävimmistä syistä, miksi kirjastot ovat ottaneet kellutuksen käyttöönsä, ovat kellutuksesta oletettavasti saavutettavat säästöt. Kun aineistoja ei enää kuljeteta takaisin kotiyksikköönsä, oletuksena on että, säästöä syntyy niin logistiikkakuluissa, henkilöstön työajassa kuin aineiston kunnossa kuljetuksen aineistoon kohdistaman rasituksen vähentyessä [1]. Samoin säästöjä odotettiin syntyvän myös hankintamenoissa sillä kun aineisto ei enää ole jatkuvasti matkaamassa takaisin kotiyksikköönsä, on se asiakkaiden käytettävissä. Tämän tutkimuksen perusteella säästöt toteutuvat osittain. Esimerkiksi Espoossa tehtiin kuormien seurantaa ennen ja jälkeen kellutuksen ja todettiin, että logistiikkakulut pienivät noin yhdellä kolmasosalla, mutta varausmäärien nousu pienensi saavutettua säästöä. Tutkimusta tehdessä tutkimukseen osallistuneet kirjastot eivät olleet tarkastelleet kokoelmien kehittymistä tai kellutuksella aikaansaatuja säästöjä tilastojen valossa, joten esimerkiksi hankintamenoista aiheutuvaa säästöä ei pystytty tässä todentamaan.

Kellutuksen hyviä puolia tiedusteltaessa lähes jokainen kirjasto toi esiin kellutuksen asiakaslähtöisyyden. Pieniin kirjastoihin saadaan kellutuksen myötä sellaista aineistoa, jota niihin ei aiemmin ole ollut mahdollista hankkia lainkaan. Materiaalin kierto ja aineiston vaihtuvuus nähtiin asiakkaita palvelevina tekijöinä. Kellutuksen huono puoli asiakkaiden kannalta on varausten pakonomaisuus: mikäli aineisto ei ole asiointikirjastossa paikalla, tulee se varata. Tietyt asiakasryhmät, kuten lapset tai tietoteknisesti taitamattomat eivät kuitenkaan välttämättä osaa varata aineistoa. Henkilökunnan tuleekin tasapainotuksen keinoin huolehtia, että kussakin kirjastossa on aineistoa riittävästi saatavilla selailua varten.

Yhteenveto

Tässä esitellyn perusteella kelluvan kokoelman käyttöönotto on merkittävä kokoelmatyönmuutos, joka tulee suunnitella huolellisesti. Suunnitteluun on hyvä käyttää vähintään puoli vuotta aikaa ja osallistaa siihen henkilökuntaa logistiikasta, lähikirjastoista, kokoelmavastuuta kantavista, järjestelmäosaajista ja johtoryhmästä. Osallistamisen muodot ja tavat ovat riippuvaisia työyhteisön organisaatiokulttuurista, mutta tiedottamista tulee tehdä mahdollisimman laajasti, oli organisaatio sitten keskusjohtoinen tai keskustelevampi. Myös Bartlett [1] painottaa henkilöstön informoinnin ja kahdensuuntaisen kommunikoinnin asemaa kellutusta suunniteltaessa.

Kirjastojen käytänteiden yhtenäistäminen todettiin tässä tutkimuksessa yhdeksi merkittävimmistä suunnittelua ja työajallista reurssointia vaativista töistä ennen kellutukseen siirtymistä. Kirjastojen tarroituskäytänteet, genrejaottelut ja aineiston osastomerkinnät tulee yhtenäistää, jotta aineisto saadaan kellutuksessa hyllytettyä sujuvalla tavalla missä tahansa kirjastoverkon kirjastossa. Myös kirjastojärjestelmän testaus ja kellutuksen vaatimat muutostyöt vievät aikaa. Kirjastojärjestelmän tarjoamat kellutusta tukevat ominaisuudet määrittävät sen miten hyvin kokoelmaa voidaan hallita ja sen liikkumista seurata [2]. Järjestelmäkäyttäjät toivoivat käytössä olevilta kirjastojärjestelmiltä mahdollisuutta automaattiseen tasaukseen sekä parempia raportointiominaisuuksia.

Kelluvassa kokoelmassa yksittäisten kirjastojen kokoelmat muovautuvat yhdeksi yhtenäiseksi kokoelmaksi aineiston liikkuessa asiakkaiden mukana kirjastosta toiseen. Aineiston kertymiseen tiettyihin kirjastoihin vaikuttavat etenkin kirjastoa ympäröivä infrastruktuuri, asiakkaiden työmatkakäyttäytyminen, asiakkaiden harrastuneisuus, kokoelmien kirjastokohtainen kattavuus sekä kirjastoverkon muutokset kuten remontit. Saman havainnon on tehnyt myös Bartlett [1] todeten, että etenkin kirjastot, jotka sijaitsevat vilkkaiden teiden varrella tai alueella, jossa työskentelee paljon ihmisiä, ovat kirjastoja, jotka vastaanottavat valtavat määrät aineistoa [11]. Kellutuksen myötä aineistoa siirtyi erityisesti isoista kirjastoista pienempiin kirjastoihin. Bartlett [1] toteaa pääkirjastojen kokoelmien olevan yleensä ylimitoitettuja suhteessa niiden käyttäjäkuntaan, jolloin ne toimivat aineiston luovuttajina pienempiin kirjastoihin päin. Asiakkaiden käyttäytyminen todella muokkaa kelluvaa kokoelmaa.

Kokoelmatyössä keskiöön nousevat täsmällisesti ja ajallaan tehdyt poistot, aineiston hyllytys sekä uutena kokoelmatyön osana aineiston tasapainotus. Huolellisesti suoritetut yhteisvastuulliset, koko kirjastoverkon kattavan kokoelman näkökulmasta tehtävät poistot ovat tässä esitellyn ja myös aiemman tutkimuksen [1] perusteella yksi kellutuksen toimivuuden edellytys. Toinen merkittävä tutkimuksessa tehty havainto oli, että hyllytys nousee tärkeään asemaan kelluvan kokoelman hoidossa. Hyllyttäjän tulee seurata eri luokkien täyttöastetta ja mikäli aineistoa on liikaa tai liian vähän, pyrkiä tasapainottamalla normalisoimaan tilanne. Tasapainottamisella tarkoitetaan sitä, että aineiston ylitarjonnasta kärsivä kirjasto lähettää aineistoa kirjastoon, josta sitä puuttuu ja toisinpäin. Tasapainottamisen käytänteet on hyvä suunnitella ja ohjeistaa hyvin jo ennen kellutuksen aloittamista [1][2][8]. Hyllytys ja tasapainotustarpeen arvioiminen ovat kirjastoalan ammattitaitoa vaativia tekijöitä. Tämä merkitsee sitä, että hyllytystä ei voida kellutuksessa hoitaa pelkkien määräaikaisten, sijaisten tai esimerkiksi siviilipalvelusmiesten voimin kuten ehkä resurssipulan myötä on aiemmin tehty.

Kellutuksen vaikutuksista henkilökuntaan voidaan todeta, että huolellinen tiedotus ja osallistaminen lieventävät uudistukseen liittyviä pelkoja huomattavasti. Tasapainotus ja yhtenäistämiskäytännöt todettiin henkilökuntaa työllistäviksi tekijöiksi, joten kellutuksen käyttöönotto vaatii hyvää työnjohdollista otetta ja töiden mahdollista uudelleen organisointia toimiakseen hyvin.

Kellutus nähtiin tässä esitellyssä tutkimuksessa asiakaspalvelua parantavana tekijänä lähinnä kahdesta syystä. Ensinnäkin asiakkaat voivat ilman maksuja käyttää kaikkia kirjastoverkkoon kuuluvia kirjastoja omien tarpeidensa mukaisesti. Toiseksi aineiston vaihtuvuus ja materiaalien kierto nähtiin etenkin lähikirjastojen osalta asiakkaita palvelevina tekijöinä. Ongelmaksi asiakkaiden kannalta nousee aineiston varaamisen välttämättömyys. Kun aineistoa ei enää reititetä takaisin kotiyksikköönsä, ainoa tapa varmistaa aineiston saatavuus on tehdä siihen varaus. Osa kirjaston aktiiviasiakkaista voi reagoida myös negatiivisesti kellutukseen, mikäli heidän hyvin tuntemastaan kokoelmasta puutuu aineistoa sen kelluttua muihin yksiköihin. Asiakkaiden kannalta ongelmalliseksi saattaa muodostua myös varausten tekeminen, sillä tietyt asiakasryhmät, kuten lapset, vanhukset, näkörajoitteiset tai vähemmistöihin kuuluvat henkilöt, eivät välttämättä osaa tai halua varata aineistoa joka on kellunut toisaalle [2][11][14] Tutkimuksessa varausten pakonomaisuus nähtiin ongelmallisena etenkin lapsiasiakkaiden kannalta. Myös aiemmassa tutkimuksessa [15] on kiinnitetty huomiota lapsiasiakkaiden huomioimiseen kokoelmien kellutuksessa.

Kysyttäessä syitä kellutuksen käyttöönottoon jokainen tutkituista kirjastoista toi esiin kellutuksen aikaansaamat säästöt, joita odotettiin saavutettavan erityisesti logistiikkakuluissa. Tutkimustulosten valossa vaikuttaa kuitenkin siltä, että aineiston varaamisen vuoksi tehtävät kuljetukset vähentävät logistiikkakuluista koituvaa säästöä merkittävästi. Varauksien lisääntyminen ei kuitenkaan johdu ainoastaan kellutuksesta vaan osin myös uudesta kirjastolaista, joka määritteli aineistojen varaamisen maksuttomaksi palveluksi [16].

Myös aineistomäärärahojen osalta odotusarvo tutkituissa kirjastoissa oli, että säästöjä syntyy kun aineisto on jatkuvasti käytettävissä kotimatkalla olon sijaan, jolloin hankittavia kappalemääriä voidaan vähentää. Tätä aineistomäärärahoihin kohdistuvaa säästöä ei kuitenkaan määrärahoja koskevan tilastoinnin puutteessa pystytty tässä tutkimuksessa todentamaan. Aiemmissa tutkimuksissa [11][14] on todettu, että kellutuksesta saatavat hyödyt voivat jäädä odotuksia heikommiksi.

Kellutus on suhteellisen vähän tutkittu kokoelmatyön muoto, joka ansaitsee lisähuomiota. Kellutuksen vaikutus asiakastyytyväisyyteen, aineiston saatavuuteen sekä toimintakuluihin kuten oletettuihin logistiikkasäästöihin ja aineistomäärärahoihin olisivat tämän tutkimuksen perusteella hyviä jatkotutkimusaiheita. Kovin kattavaa kvantitatiivista tarkastelua näistä aiheista ei ole olemassa myöskään kansainvälisesti, joten jatkotutkimus olisi siinäkin suhteessa relevantti. Ylipäätään aiheesta tulisi tehdä pitkäjänteisempää tutkimusta, jolloin olisi mahdollista seurata kellutuksen vaikutuksia esimerkiksi lähikirjastojen kokoelmiin.

Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että kellutus nähdään etenkin lähikirjastojen kokoelmia uudistavana ja siten asiakkaita palvelevana kokoelmatyön käytänteenä. Kirjastokohtaisista kokoelmista luopuminen on iso kokoelmatyön muutos, joka vaatii huolellista suunnittelua, henkilökunnan osallistamista sekä kellutusta tukevien käytänteiden (poistot, tarroitus, tasapainotus, kirjastojärjestelmämuutokset) tekemistä.