Kotimaiset tieteelliset lehdet, rinnakkaistallennus sekä huomioita SHERPA/RoMEOsta

Kirjoittajat

DOI: https://doi.org/10.23978/inf.65191

Abstrakti

This report examines the actions taken for promoting the green OA in Finnish scholarly journals and their effects in 2016 and 2017. A Finnish-language form for suggesting publisher policies to SHERPA/RoMEO database was developed. It was linked into instructions for applying the government subsidy of scholarly publishing. Finally, a resolution on archiving was negotiated with the copyright organization responsible for distributing remunerations of a national license based article database (Elektra). Due to these actions, the number of announced self-archiving policies rose from 27 to 53. 24 policies were collected via the Finnish form and sent to SHERPA/RoMEO. In this connection, some shortages in SHERPA/RoMEO service were noted. First, relaying the publishers’ policies to service is not a quick procedure. It took approximately 6–7 weeks to get new policies and updates through to the database. Secondly, the metadata in SHERPA/RoMEO may cause problems because it is not stored in any structured way. Especially, the widely used colour code system is problematic.

Numero
Vol 36 Nro 2 (2017)
Osasto
Katsaukset

Julkaistu

2017-07-14

Viittaaminen

Ylönen, I., Lilja, J., & Holopainen, M. (2017). Kotimaiset tieteelliset lehdet, rinnakkaistallennus sekä huomioita SHERPA/RoMEOsta. Informaatiotutkimus, 36(2). https://doi.org/10.23978/inf.65191

Copyright (c) 2017 Irene Ylönen, Johanna Lilja, Mika Holopainen

Creative Commons License

Tämä työ on lisensoitu Creative Commons Nimeä-EiKaupallinen-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen Julkinen -lisenssillä.

Avoimesta julkaisemisesta puhuttaessa korostuu usein Open Access -lehdissä julkaiseminen eli kultainen avoimuus (Gold OA). Rinnakkaistallennus eli vihreä avoimuus (Green OA) on toinen keskeinen avoimen julkaisemisen väylä. Rinnakkaistallentamisella tarkoitetaan yleensä joko varsinaisen julkaisun tai sen vertaisarvioidun käsikirjoitusversion tallennusta avoimeen julkaisuarkistoon. Tallennuksen jälkeen julkaisu on avoimesti ja pysyvästi kaikkien kiinnostuneiden saatavilla ja löydettävissä muun muassa hakukoneiden avulla.

Rinnakkaistallennus laajentaa tutkijan mahdollisuuksia avoimeen julkaisemiseen, sillä se on maksutonta. Kansainvälisesti tarkasteltuna yli 80% kaikista tiedekustantajista sallii joko vertaisarvioidun käsikirjoitusversion tai kustantajan version tallennuksen [1]. Tutkijoiden näkökulmasta rinnakkaistallennuksen, tai ylipäänsä avoimen julkaisemisen, etuna on myös mahdollisuus viittausmäärien kasvattamiseen.

Rinnakkaistallennus koskee erityisesti tieteellisten lehtien artikkeleita. Onkin hyvin olennaista, millaisia linjauksia tai ehtoja tiedekustantajat ja -julkaisijat asettavat rinnakkaistallennukselle. Näiden linjausten ja ehtojen tarkistamista varten otettiin vuonna 2003 käyttöön SHERPA/RoMEO-palvelu. Palvelussa julkaisujen avoimuuden määrittelyn perustaksi otettiin Bethesdan open access -julkilausuma [2][3]. 2010-luvulla SHERPA-palvelut ovat vakiinnuttaneet asemansa kansainvälisenä julkaisujen avoimuustietoja (SHERPA/Ro-MEO) sekä rahoittajien avoimuuslinjauksia (SHERPA/JULIET) ylläpitävinä tietokantoina. Nykyisin palvelua ylläpitää Jisc, mikä on taannut SHERPAn toiminnan jatkumisen. SHERPA/RoMEOssa rinnakkaistallennusta koskevia tietoja voi hakea muun muassa lehden tai julkaisijan nimekkeellä sekä lehden tai sarjan ISSN-numerolla. Lisäksi SHERPA/RoMEOssa on alusta saakka ollut käytössä värikoodiluokitus, jolla lehtiä ja julkaisijoita on haluttu luokittaa eri kategorioihin riippuen siitä, kuinka avoimeksi SHERPA omien kriteereidensä mukaisesti lehden tai julkaisijan katsoo. Värikoodeista löytyvät myös tietokannan heikkoudet. Tarkastelemmekin SHERPA-RoMEOn värikoodeja tarkemmin tässä katsauksessa, koska kategorisointi ei ole yksiselitteistä eikä välttämättä edes keskenään vertailukelpoista.

SHERPA/RoMEO on merkittävä palvelu tutkijoille, julkaisijoille sekä kirjastoissa rinnakkaistallennustyötä tekeville, sillä se voi oleellisesti hälventää epäilyjä tekijänoikeuksien rikkomisesta. Avoimen julkaisemisen toimijoille on tärkeää, että avoimuus perustuu kustantajien kanssa sovittuihin ratkaisuihin ja tekijänoikeuksien kunnioittamiseen. Tarkastamalla tallennettavien artikkelien tekijänoikeustiedot huolellisesti esimerkiksi SHERPA/RoMEOta apuna käyttäen julkaisuarkistot voivat erottautua akateemisista yhteisöpalveluista (esim. ResearchGate), joihin tallentamista ei kattavasti kontrolloida, tai SciHubin kaltaisista piraattipalveluista [4]. SHERPA/RoMEOn merkitystä tuskin kukaan rinnakkaistallennusta tekevä ja palvelun tunteva kiistää. Toisaalta vaikuttaa siltä, että palvelua ei välttämättä vieläkään laajemmin tunneta suomalaisten tutkijoiden keskuudessa.

Mika Holopainen, Kimmo Koskinen ja Jussi Piipponen tarkastelivat katsauksessaan [5] kotimaisten lehtien rinnakkaistallennuksen tilannetta tiedekustantajille vuonna 2013 suunnatun kyselyn sekä SHERPA/RoMEOsta kerätyn aineiston pohjalta. Tuolloin suurin osa tiedekustantajista ei vastannut lainkaan kyselyyn eikä osa vastaajista halunnut ottaa kantaa rinnakkaistallennukseen. Rinnakkaistallennuksen kieltävien julkaisijoiden osuus oli sekin huomattavan korkea. Syyksi tähän arveltiin lehtien huolta tilaajakunnan pysyvyydestä. Samoihin aikoihin tanskalaisille lehdille tehdyn kyselyn vastausprosentti jäi sekin alhaiseksi, mikä viittaa siihen, että rinnakkaistallennus oli myös tanskalaisille lehdille vieras tai vaikea kysymys [6].

Holopaisen, Koskisen ja Piipposen [5] katsauksen julkistamisen aikoihin ja sen jälkeen avoimeen julkaisemiseen tähtäävät politiikat ovat tiukentuneet sekä Suomessa että kansainvälisesti. Monissa maissa kansalliset rahoittajat ovat alkaneet edellyttää tutkimustulosten avointa saatavuutta, ja sama vaatimus koskee EU-alueen Horisontti 2020 -rahoitushakua [7]. Suomen Akatemia on vuodesta 2014 alkaen edellyttänyt, että sen rahoittama tutkimus julkaistaan avoimena aina kun se vain on mahdollista. Akatemia tarkensi linjaansa toukokuussa 2017 edellyttämällä kaikkien rahoituksellaan tuotettujen julkaisujen avointa julkaisemista joko vihreää, kultaista tai hybridijulkaisumallia käyttämällä [8]. Myös valtionapua saavilta lehdiltä on vuodesta 2014 alkaen edellytetty toimia avoimen saatavuuden edistämiseksi [9].

Tieteellisille lehdille on siis tärkeää sallia rinnakkaistallennus ja julkistaa tallennuspolitiikka, jotta ne turvaisivat valtionapunsa ja kirjoittajakuntansa. Yliopistojen julkaisuarkistojen kannalta on olennaista saada kootuksi ajantasainen tieto kotimaisten lehtien linjauksista, onhan arviolta 15 % suomalaisissa yliopistoissa tehdystä tutkimuksesta vuonna 2016 julkaistu kotimaisissa lehdissä. Tilanteen parantamiseksi Avoin tiede ja tutkimus -ohjelman rahoittamissa hankkeissa Suomi rinnakkaistallennuksen mallimaaksi (SURIMA) ja Kotimaiset lehdet avoimiksi ja vaikuttamaan (Kotilava) ryhdyttiin toimiin kotimaisten lehtien rinnakkaistallennuslinjausten julkistamiseksi. Tässä katsauksessa tarkastellaan kotimaisten tieteellisten lehtien rinnakkaistallennuksen edistämiseksi vuonna 2016 tehtyjä toimenpiteitä ja niiden vaikutuksia. Kustantajalinjausten keskitetty vieminen SHERPA/RoMEO-palveluun loi mahdollisuuden myös tarkastella palvelun toimivuutta ja siinä käytettävän koodiston yhdenmukaisuutta ja luotettavuutta.

Toimenpiteet kotimaisten lehtien rinnakkaistallennuksen edistämiseksi 

Tieteellisten lehtien edustajilta saadun palautteen perusteella tiedettiin, että SHERPA/RoMEO-palvelun käyttöliittymä oli lehtien näkökulmasta vaikeaselkoinen.SU-RIMA- ja Kotilava-hankkeiden kesken päätettiin tästä syystä laatia suomenkielinen lomake, joka tarjosi rinnakkaistallennuspolitiikan ilmoittamiseksi selkeät, julkaisijan kannalta ymmärrettävät vaihtoehdot. Lomakkeen esitteli kustantajille julkaisupäällikkö Pekka Olsbo TSV:n Ajankohtaista julkaisemisessa -päivässä 13.5.2016 [10].

Useissa yhteyksissä oli tullut esiin, että lehdet ovat huolissaan rinnakkaistallennuksen vaikutuksesta tilauskantaansa ja erityisesti Elektra-tietokannasta saataviin Kopioston jakamiin lisenssituottoihin. Elektra on Kansalliskirjaston ja Kopioston tuottama tilausmaksullinen palvelu, joka julkaisee kotimaisia tieteellisiä julkaisuja sähköisessä muodossa. Elektrassa on mukana yli 30 tieteellistä lehteä ja aikakauskirjaa. TSV oli käynnistänyt Kopioston kanssa neuvottelut Elektra-lehtien rinnakkaistallennuspolitiikasta jo vuonna 2015. Tuolloin linjaukseksi tuli, että Elektra-lehdet voivat sallia vertaisarvioimattomien artikkelien rinnakkaistallennuksen menettämättä Elektran latauksien perusteella saamiaan korvauksia. Vaikka vertaisarvioimattoman käsikirjoituksen rinnakkaistallennus on yksi tapa avata tutkimusta, ei ratkaisu ollut Opetus- ja kulttuuriministeriön uusien avoimuuslinjausten mukainen [11]. Myös osa lehdistä oli tyytymätön tähän vaihtoehtoon, sillä ne pelkäsivät verkon kautta leviävien vertaisarvioimattomien artikkelien vahingoittavan lukijoiden käsitystä lehden tieteellisestä ja toimituksellisesta tasosta. Siksi TSV käynnisti Kopioston kanssa uudet neuvottelut elokuussa 2016. Tällä kerralla päädyttiin linjaukseen, että Elektra-lehdet voivat sallia vertaisarvioitujen käsikirjoitusten tallentamisen. Mahdollinen embargoaika jäi lehtien päätettäväksi.

Tieteellisen julkaisutoiminnan valtionavustusten hakuaikaan mennessä lehdille oli siis tuotettu helppokäyttöinen lomake ja Elektra-lehtien osalta varmistettu mahdollisuus rinnakkaistallennuksen sallimiseen. Avoimuuden ratkaisun tarpeellisuudesta tiedotettiin elokuussa avustuksen hakijoille suunnatussa Julkaisuavustusinfossa [12]. Rinnakkaistallennusohjeita täsmennettiin ja suomenkielinen SHERPA/RoMEO -lomake linkitettiin tieteellisen julkaisutoiminnan valtionavustusten hakuohjeeseen [9]. Avustuksia käsiteltäessä oltiin vielä yhteydessä niihin lehtiin, joilla avoimuuden ratkaisu puuttui tai avoimuus oli käsitetty väärin.

Rinnakkaistallennuslinjausten yleistyminen 2015–2017

Tieteellisten lehtien valtionapuhakemuksissa ilmoitettujen tietojen avulla on mahdollista tarkastella myönteisen rinnakkaistallennuslinjauksen yleistymistä valtionapua saavien lehtien keskuudessa. On syytä huomioida, että valtionapua saavat lehdet ja vuosikirjat eivät edusta kaikkia suomalaisia tieteellisiä lehtiä, joiden tarkkaa kokonaismäärää ei tunneta. Valtionapua saavat lehdet ovat tieteellisten seurojen julkaisemia vertaisarvioituja lehtiä, jotka eivät tuota julkaisijalleen voittoa. Valtionavun hakijoiden määrä vaihtelee vuosittain.

Lehtien toimia avoimen julkaisemisen edistämiseksi on kysytty syksyn 2014 hakukierroksesta alkaen, jolloin lehdet hakivat avustusta vuodelle 2015. Hakulomakkeessa annettiin tuolloin vaihtoehdot:  

  • Koko sarja julkaistaan välittömästi avoimena

  • Koko sarja julkaistaan avoimena viiveellä (embargolla)

  • Sarjan tieteelliset artikkelit / tieteelliset tekstisisällöt julkaistaan avoimena

  • Julkaistujen artikkelien rinnakkaistallennus sallitaan ja kustantajan tallennuspolitiikka viedään SHERPA/RoMEO -tietokantaan

  • Vertaisarvioitujen käsikirjoitusten rinnakkaistallennus sallitaan ja kustantajan tallennuspolitiikka viedään SHERPA/RoMEO -tietokantaan

  • Vertaisarvioimattomien käsikirjoitusten rinnakkaistallennus sallitaan ja kustantajan tallennuspolitiikka viedään SHERPA/RoMEO -tietokantaan

  • Muu tapa (kuvataan Lisätiedoissa)

  • Toimet avoimen saatavuuden edistämiseksi ratkaistaan toimintavuonna 2015

Rinnakkaistallennuslinjaukseen oli mahdollista liittää embargoaika. Vuoden 2014 haussa julkaisijat saattoivat valita myös siirtymäajan eli ilmoittaa, että avoimuuden ratkaisu tehdään myöhemmin. TSV piti tätä tarpeellisena, koska avustushakemuksen täyttäjä ei yksinään voi tehdä näitä linjauksia, vaan päätösten teko edellyttää yleensä keskustelua sekä lehtien toimituskunnissa että julkaisevien seurojen hallituksissa, jotka kokoontuvat harvakseltaan. Vuosina 2015 ja 2016 tätä vaihtoehtoa ei enää annettu. Osa lehdistä on silti myöhemminkin käyttänyt kenttää ‘Muu tapa’ kertoakseen tulevaisuuden suunnitelmistaan.

Kuvassa 1 tarkastellaan rinnakkaistallennuslinjausten yleistymistä syksyinä 2014, 2015 ja 2016 ilmoitettujen hakemustietojen perusteella. Lehti on voinut valita useamman hakulomakkeella esitetyn vaihtoehdon. Kuvassa näkyvät vain rinnakkaistallennusvaihtoehdon valinneet. Kokonaismäärä (N) on valtionapua hakeneiden lehtien määrä. Hakemuksessa ilmoitettu rinnakkaistallennuspolitiikka kuvaa tulevan avustusvuoden tilannetta, eli vuonna 2016 ilmoitettujen rinnakkaistallennuslinjausten on tarkoitus näkyä SHERPA/RoMEOssa vuonna 2017. Nämä avoimuusratkaisut tarkastetaan seuraavan vuoden hakemuksia käsiteltäessä.

Kotimaisten lehtien valtionavustushakemuksissa ilmoittama rinnakkaistallennuspolitiikka vuosille 2015–2017.

Kotimaisten lehtien valtionavustushakemuksissa ilmoittama rinnakkaistallennuspolitiikka vuosille 2015–2017.

Syksyn 2014 haussa annettu vaihtoehto ‘Toimet avoimen saatavuuden edistämiseksi ratkaistaan toimivuonna 2015’ ei näy kuvassa, koska se ei ollut käytössä enää syksyjen 2015 ja 2016 hakukierroksilla. Syksyllä 2014 tämä vaihtoehto oli kuitenkin varsin suosittu: sitä käytti 34% vastaajista.  Rinnakkaistallennus avoimen julkaisemisen muotona ei tuossa vaiheessa ollut vielä kovin laajalti tunnettu kotimaisten lehtien keskuudessa, ja ainoastaan 16 lehteä 74:stä ilmoitti linjauksensa.

Syksyllä 2015 ilmoitetut vuoden 2016 tiedot kuvastavat jo kasvua, joskin myös lehtien kokonaismäärä kasvoi. Tällä hakukierroksella yleisin vaihtoehto oli vertais-arvioimattomien käsikirjoitusten rinnakkaistallennus, mikä heijastaa Elektra-lehtien riippuvaisuutta Kopioston hyväksymästä rinnakkaistallennuksen muodosta. Kun Kopiosto seuraavana syksynä ilmoitti hyväksyvänsä vertaisarvioitujen käsikirjoitusten rinnakkaistallennuksen, lehtien halukkuus vertaisarvioimattomien käsikirjoitusten tallentamisen sallimiseen laski selkeästi ja suosituimmaksi vaihtoehdoksi nousi vertaisarvioitujen käsikirjoitusten rinnakkaistallennus. Kuten TSV:n aiemmin saamasta palautteesta oli jo käynyt ilmi, monet lehdet eivät halunneet vertaisarvioimattoman aineiston näkyvän verkossa.

Rinnakkaistallennuksen sallimisen kannalta vuonna 2016 tehdyt toimenpiteet kantoivat selvästi hedelmää syksyn 2016 hakemuksissa ilmoitetuissa linjauksissa. Rinnakkaistallennuksen sallivien lehtien määrä lähes kaksinkertaistui vuoden aikana. Tieto rinnakkaistallennuspolitiikan tarpeellisuudesta välittyi suurelle osalle lehtiä ja kotimaisen SHERPA/RoMEO -lomakkeen avulla lehtien linjaukset oli helppoa ja nopeaa välittää eteenpäin. Lomakkeesta saatu palaute oli myönteistä.

Edelleen ollaan kuitenkin kaukana kattavasta rinnakkaistallennuksen sallimisesta, sillä vain 47% lehdistä ilmoitti hakemuksessa rinnakkaistallennuspolitiikkansa vuodelle 2017. Kuvassa 2 tarkastellaan avoimuuden ratkaisuja kultaisen avoimuuden ja rinnakkaistallennuksen osalta. Kokonaan avoimia lehtiä on yhteensä 58, joista 21 tulee avoimiksi viiveellä. Välittömästi ja viiveellisesti avoimia lehtiä ei ole eroteltu kuvassa.

Kultainen avoimuus ja rinnakkaistallennuslinjaukset kotimaisilla tieteellisillä lehdillä vuonna 2017 (N=93).

Kultainen avoimuus ja rinnakkaistallennuslinjaukset kotimaisilla tieteellisillä lehdillä vuonna 2017 (N=93).

Kuva 2 osoittaa, että suurin osa rinnakkaistallennuslinjauksen tehneistä lehdistä on tilauspohjaisia lehtiä kun taas suurin osa kultaisen avoimuuden lehdistä ei ole ottanut kantaa rinnakkaistallennukseen. Suosituin avoimuuden muoto kotimaisilla lehdillä on kultainen avoimuus. Creative Commons -lisenssien käytöstä ei kysytä hakulomakkeessa, eikä siitä siten ole mahdollista kerätä tilastollista dataa, mutta esimerkiksi avointen lehtien portaalin Journal.fi:n tarkastelu osoittaa, että niitä on otettu käyttöön melko hitaasti. Lehdillä on pääsääntöisesti yksi avoimuuden muoto.

Kuva 2 kertoo myös, että seitsemän lehteä 93:sta ei ole tehnyt vielä mitään ratkaisua avoimen julkaisemisen edistämiseksi. Näiden joukossa on oikeustieteellisiä lehtiä, joiden sähköinen versio on Edilex-palvelussa. Edilexin kanssa ei ole käyty samanlaisia neuvotteluja kuin Elektra-korvauksia hallinnoivan Kopioston kanssa, eivätkä nämä lehdet siten tiedä, onko niiden mahdollista sallia rinnakkaistallennus.  Lisäksi joukossa on lehtiä, jotka suunnittelivat siirtyvänsä viiveelliseen kultaiseen avoimuuteen lähivuosina, mutta joko julkaisija ei vielä ollut tehnyt lopullista ratkaisua tai käytännön toimet olivat viivästyneet.

Hakemusten perusteella avoimuudesta vallitsee edelleen jonkin verran vääriä käsityksiä, vaikka nämä ovatkin vähenemään päin. Muutama lehti piti Elektra- ja Edilex-palveluissa julkaisemista avoimena. Muutama ilmoitti sallivansa rinnakkaistallennuksen akateemisiin yhteisöpalveluihin Academia.eduun tai ResearchGateen, joita avoimen tieteen piirissä ei lueta avoimiksi julkaisuarkistoiksi [13]. Tämä vastaa paljolti Irene Ylösen kokoamia tutkijoiden näkemyksiä – monet tieteellisten lehtien toimittajista ovatkin tutkijoita [14].  

SHERPA/RoMEO -palvelu avoimuustietojen ylläpitäjänä

Kotimaisilta lehdiltä kerättyjen rinnakkaistallennuslinjausten lähettäminen SHERPA/RoMEO -palveluun osoittautui yllättävän haasteelliseksi. Palvelun ylläpitäjän kanssa oli sovittu, että tiedot lähetetään Excel-taulukossa. Sen täyttämiseen saatiin tarkat ohjeet. Ensimmäisessä aallossa siirtyi 12 julkaisun tiedot, joista osa oli uusia ja osa päivitettäviä. Vaikka lehtien tiedot kirjattiin taulukkoon mahdollisimman tarkasti ja ohjeiden mukaisesti, korjattavaa jäi. Puuttuvia tai vääriä tietoja korjattiin kolmeen otteeseen jälkikäteen. Sittemmin lehtien tiedot on lähetetty yksittäin SHERPA/RoMEOn omalla internet-lomakkeella. Tämä näyttäisi olevan varmempi tapa saada tiedot siirtymään oikein, mutta toisaalta tietojen päivittäminen vie selkeästi enemmän aikaa. Kaikkiaan tähän mennessä SHERPA/RoMEO-tietokantaan on välitetty 24 lehden tiedot, joista osa ei ole vielä päivittynyt (tilanne 8.5.2017). Näistä lehdistä osa ei kuulu TSV:n kautta valtionapua saavien lehtien joukkoon. Hankkeessa käytetty tallennuslomake on kaikkien kotimaisten tiedelehtien hyödynnettävissä1.

Siirrettäessä tietoja SHERPA/RoMEOon havaittiin, että keskimääräinen käsittelyaika on vähintään 6–7 viikkoa. Loppukeväästä 2017 ajat ovat vielä tästäkin pidentyneet. Korjaukset ovat hoituneet hieman nopeammin. Viiveen pituudella on vaikutusta tietokannan luotettavuuteen, mikä linjauksia etsivän on syytä huomioida ainakin silloin, jos kustantajan tallennuspolitiikkaa ei palvelusta löydy. Linjausten keskitetyn tallennuksen yhteydessä kiinnitettiin huomiota myös muihin puutteisiin.  

Hankkeessa tallennettujen suomalaisten kustantajalinjausten ja SHERPA/RoMEOn näille antamien värikoodien tarkastelu osoitti, että koodit ovat monen lehden osalta harhaanjohtavia.

Palvelussa julkaisijat ja lehdet luokitellaan neljällä värikoodilla, jotka esitellään taulukossa 1 englanniksi ja suomennettuina.

SHERPA/RoMEOssa käytössä olevat värikoodit  (RoMEO Colours; värikoodeista myös [15] ja [16]). Arkistointilinjaukset on kääntänyt Johanna Lilja.
SHERPA/RoMEOn värikoodi Tallennuspolitiikka
Green / Vihreä Can archive pre-print and post-print or publisher’s version/PDF
Voi tallentaa vertaisarvioimattoman ja vertaisarvioidun käsikirjoituksen tai kustantajan version/PDF:n
Blue / Sininen Can archive post-print (ie final draft post-refereeing) or publisher’s version/PDF
Voi tallentaa vertaisarvioidun käsikirjoituksen (eli viimeisimmän arvioinnin jälkeen korjatun käsikirjoituksen) tai kustantajan version / PDF:n
Yellow / Keltainen Can archive pre-print (ie pre-refereeing)
Voi tallentaa vertaisarvioimattoman käsikirjoituksen (eli käsikirjoituksen sellaisena kuin se on lähetetty arviointiin)
White / Valkoinen Archiving not formally supported
Tallentamiselle ei anneta muodollista lupaa.

Palvelun käyttämät käsitteet vertaisarvioimaton käsikirjoitus (pre-print) ja vertaisarvioitu käsikirjoitus (post-print) eivät välttämättä avaudu kaikille yksiselitteisesti.Tämä ilmenee myös palvelulle esitetyistä kysymyksistä [17][18]. Tätä ongelmallisempaa on kuitenkin se, että värikoodiluokitukseen vaikuttaa kentässä Rajoitukset (Restrictions) annettu embargo:

“Where a Restriction effectively blocks access to the eprint, such as in the case of an embargo on its public release, or requiring password-controlled access, then the partial archiving right is noted but the full colour categorisation does not apply.”[17]

Tietokannan kummallisimpia piirteitä on, että vaikka yhä useampi kustantaja vaatii tätä nykyä tallennuksen ehdoksi embargon, asia ei ole juuri näkynyt SHERPA/RoMEOn värikoodiluokituksessa esimerkiksi vihreän luokituksen saaneiden julkaisijoiden vähentymisenä [2]. Tähän on syynä se, että julkaisijat voivat halutessaan kiertää asian merkitsemällä embargot Rajoitukset -kohdan sijaan Yleisiin ehtoihin (General Conditions) ja lupaamalla kyseessä olevan artikkeliversion välittömän tallennuksen esimerkiksi kirjoittajien internet-sivuille.  SHERPA/RoMEO -tietokannan huomattava puute onkin se, että metadata ei ole strukturoitua [1][2], mikä tulee erinomaisesti esiin juuri embargojen merkintätavassa. Lehti voi siis saada vihreän luokituksen myös velvoittaessaan julkaisuarkistot käyttämään embargoja (SHERPA/RoMEOn alkuperäisten periaatteiden ja Bethesdan julkilausuman vastaisesti), mikäli tieto embargosta on kirjattu yleisiin ehtoihin eikä rajoituksiin. Päättääkö kirjaustavan lehden julkaisija vai SHERPA-palvelut, ei ole aivan selvää. Ainakin isompien kustantajien ollessa kyseessä voi olettaa kustantajan itsensä määrittelemien ehtojen sopivalla muotoilulla olevan merkitystä; onhan vihreään luokkaan pääsy julkaisijalle tänä päivänä myös myönteinen imagotekijä.

Yleiset ehdot -kohta (General conditions) on tietokannassa muutenkin ongelmallinen. Tavallisen tutkijan kannalta joidenkin kustantajien pitkät listaukset rinnakkaistallennuksen ehdoista voivat aiheuttaa epävarmuutta, etenkin jos kokemusta SHERPA/RoMEOn käytöstä ja oman organisaation asiaan liittyvistä tukipalveluista ei ole entuudestaan. Erilaiset lisäehdot ja tarkennukset lehtien tallennuspolitiikoissa ovat merkittävästi lisääntyneet viime vuosina. Elizabeth Gadd ja Denise Troll Covey [2] löysivät omassa tutkimuksessaan lehtien tiedoista peräti 19 erilaista lisäehtoa, joilla tallennusta rajataan tai määritellään.

Hyvänä esimerkkinä värikoodien harhaanjohtavuudesta on Historiallinen Aikakauskirja, joka luokittuu koodilla valkoinen (Archiving not formally supported), vaikka se sallii kaikkien kolmen artikkeliversion rinnakkaistallentamisen julkaisuarkistoihin 12 kuukauden embargolla – siis myös lopullisen julkaistun PDF:n. Historiallisen Aikakauskirjan linjauksen voi siis katsoa olevan  liberaalimpi kuin esimerkiksi Elsevierin julkaiseman Animal Behaviour -lehden, joka saa värikoodikseen vihreän, vaikka se sallii ainoastaan vertaisarvioimattomien käsikirjoitusten rinnakkaistallentamisen ilman embargoa. Lehti asettaa 24 kuukauden embargon julkaisuarkistoon tallennettaville vertaisarvioiduille käsikirjoituksille ja kieltää kokonaan julkaisijan version tallentamisen.

Animal Behaviourin saaman vihreän värin voi tosin selittää se, että preprintin lisäksi myös vertaisarvioitu käsikirjoitus (postprint) voidaan tallentaa välittömästi ilman embargoa kirjoittajien omille internet-sivuille. Tämän ei pitäisi vaikuttaa asiaan, jos ottaa huomioon SHERPA/RoMEO-tietokannan alkuperäiset tavoitteet ja Bethesdan julkilausuman mukaiset avoimuuden määritelmät: tutkijan internet-sivut eivät täytä rinnakkaistallentamiselle asetettuja vaatimuksia [2][3][15]. Siitä huolimatta tällä voi olla vaikutusta asiaan. Elizabeth Gadd ja Denise Troll Covey tulivat omassa tutkimuksessaan [2] siihen tulokseen, että SHERPA/RoMEO noudattaa Bethesdan julkilausuman avoimuuden määritelmiä kaikin puolin erittäin epäloogisesti.

Kuten edellä kuvattu esimerkki osoittaa, saattaa olla hyvinkin vaikea päätellä kunkin lehden saaman värikoodin perusteita. Koodit ovatkin omiaan johtamaan käyttäjää harhaan. Värikoodien epäloogisuutta tarkastellaan taulukossa 2, josta käy ilmi, miten vihreäksi luokiteltu julkaisu on julkaisuarkistoihin rinnakkaistallennettaessa itse asiassa esimerkkilehdistä vähiten vihreä. Kaikki taulukon lehdet sallivat vertaisarvioidun käsikirjoituksen avoimen tallentamisen julkaisuarkistoon embargon päätyttyä, mutta ovat kaikki eri värikategoriassa.

Embargon ilmoittamistavan vaikutus värikoodiluokitukseen SHERPA/RoMEO-tietokannassa.
Lehti Saa tallentaa vertais arvioimattoman käsikirjoituksen Rajoitus (embargo) Saa tallentaa vertaisarvioidun käsikirjoituksen Embargo Saa tallentaa julkaisijan version Embargo Yleiset ehdot Väri
Historiallinen Aikakauskirja X 12 kk X 12 kk X 12 kk -- Valkoinen
Animal Behaviour (Elsevier) X -- X -- -- -- ** Vihreä
Acta Physiologica (Wiley) X -- X 12 kk -- -- -- Keltainen

** Vertaisarvioidun käsikirjoituksen embargo 12 / 48 kk, kun tallennetaan julkaisuarkistoon (kyseessä olevan lehden embargo 24 kk). Vertaisarvioidun käsikirjoituksen voi tallentaa kirjoittajan omille verkkosivuille välittömästi ilman embargoa.

Värikoodien harhaanjohtavuuden vuoksi niitä ei voi hyödyntää automaattisen kategorisoinnin apuvälineenä tutkimustietojärjestelmissä tai julkaisuarkistoissa – kaikissa värikoodeissa löytyy rinnakkaistallennuksen sallivia lehtiä. SHERPA/RoMEOn värikoodeihin perustuvia lehtilistoja ei myöskään voi sellaisenaan käyttää tutkimuksen lähdeaineistona, jos tavoitteena on analysoida esimerkiksi kansainvälisten tiedejulkaisujen avoimuuden asteita. Ylipäätään SHERPAn tapaa määritellä ’green’ on jo syönyt ajan hammas. Tietokannan “värireformia” onkin toivottu jo pitkään usealla taholla [19]. Avoimen julkaisemisen maailma on muuttunut tietokannan syntyajoista hyvin paljon moniulotteisemmaksi. Voisikin olla viisasta määritellä avoimuudet luokitukset ja asteet kokonaan eri tavalla tuoreemmasta näkökulmasta, kuten myös Elizabeth Gadd ja Denise Troll Covey päätyvät artikkelissaan [2] ehdottamaan.

Edellä kuvatusta syystä ei kotimaistenkaan lehtien osalta kannata kiinnittää liikaa huomiota lehtien saamiin värikoodeihin. Kun SHERPA/RoMEOon vietiin tietoja, keskityttiin siihen, että kunkin yksittäisen julkaisun tiedot on selkeästi mainittu ja mahdollisimman yksiselitteisesti tulkittavissa – välittämättä siitä, minkä värikoodin lehti saa. Lehtien tietojen selkeä merkintä on tärkeää, koska palvelua käytetään – ja sitä kannattaa käyttää – nimenomaan yksittäisten lehtien tietojen tarkistukseen. Kaiken kaikkiaan on syytä muistaa, että SHERPA/RoMEO on vain apuväline kustantajien ilmoittamien avoimuuden ehtojen tarkastamiseen. Palvelussa näkyvät kustantajien tiedot eivät aina ole ajan tasalla tai ne ovat muista syistä johtuen epäluotettavia, jolloin tarkistus esimerkiksi lehden verkkosivuilta on joskus välttämätöntä.

Johtopäätöksiä

SURIMA- ja Kotilava -hankkeissa tehdyt toimenpiteet ja niiden vaikutukset osoittavat, että rinnakkaistallennuksen edistämiseksi on tärkeää huomioida lehtien, tutkijoiden ja julkaisuarkistojen ylläpitäjien tarpeet. Jotta rinnakkaistallennus yleistyisi, kaikkien osapuolten on voitava sujuvasti ja vailla riskejä hoitaa oma osuutensa. On myös tärkeää, että asiaan liittyvät käsitteet ja luokittelut ymmärretään kaikkialla samalla tavoin.

Kotimaisille lehdille on olennaista, että rinnakkaistallennuslinjaus ei vie niiden taloutta tappiolliseksi, sillä pahimmassa tapauksessa lehden tuottama tappio voi ajaa julkaisevan seuran taloudellisiin vaikeuksiin tai lopettaa lehden toiminnan. Tähän liittyviä huolia kuvastaa se, että rinnakkaistallennuspolitiikat alkoivat yleistyä lehtien joukossa vasta Kopioston tehtyä Elektra-linjauksensa. Rinnakkaistallennuksen sallimisen vaikutusta lehtien tilauskantaan on vielä liian varhaista arvioida, koska tilauskannoissa voi olla paljon satunnaista vaihtelua. Asiaa on kuitenkin syytä seurata. Julkaisijat haluavat myös säilyttää maineensa laadukkaan sisällön tuottajina, mikä on varsin ymmärrettävää, joutuvathan lehdet kilpailemaan laadulla sekä lukijoista että kirjoittajista. Lehtien varauksellinen suhtautuminen vertaisarvioimattomien tekstien rinnakkaistallennukseen heijastaa näitä pelkoja.

Avustushakemuksista koottu aineisto osoitti myös, että useimmat kotimaiset lehdet tyytyvät yhteen avoimuuden ratkaisuun – joko kultaiseen tai vihreään. Seuraava askel onkin tiedottaa avoimille lehdille Creative Commons -lisenssien ja rinnakkaistallennuspolitiikan merkityksestä.

Avoin pääsy kotimaisiin tieteellisiin lehtiin tai niiden artikkeleihin lisää suomalaisen tieteellisen tutkimuksen yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Artikkeleiden rinnakkaistallennus tehostaa tieteellisen tiedon leviämistä kansallisesti kaikkien kiinnostuneiden käyttöön. Näin tietoa voidaan sekä hyödyntää että soveltaa monipuolisesti myös tiedeyhteisön ulkopuolella.

Kotimaisiin lehtiin artikkeleita kirjoittavien tutkijoiden kannalta avoimuustietojen selkeä määrittely ja tietojen helppo löytyminen ovat ensiarvoisen tärkeitä. Ulkomaisissa lehdissä julkaistessaan osa tutkijoista on jo tottunut siihen, että rinnakkaistallennus on pääsääntöisesti sallittua. Tämän vuoksi moni valveutunut tutkija odottaa ja jopa edellyttää samaa käytännettä myös kotimaisilta lehdiltä. Tutkijoiden rinnakkaistallennushalukuuteen ovat viime vuosina vaikuttaneet paitsi nopeasti lisääntyvä ymmärrys avoimuuden hyödyistä myös tutkimusrahoittajien ja yliopistojen tiukentuvat vaatimukset tutkimustulosten avaamisesta. Tutkijan kannalta hyvä asia on myös se, että kotimaiset lehdet ovat samalla määritelleet kantansa myös artikkeleiden jakamiseen akateemisissa yhteisöpalveluissa, kuten esimerkiksi ResearchGatessa. Myös nämä tiedot on välitetty SHERPA/RoMEO-palveluun.

Lehtien avoimuustietojen helppo löytyminen säästää paljon työtä niin artikkelin kirjoittajilta itseltään kuin rinnakkaistallennustyötä kirjastoissa tekeviltä kirjastoammattilaisilta. Jos tiedot ovat ajantasaisina löydettävissä SHERPA/RoMEOsta, ei niitä tarvitse etsiä julkaisijan internetsivuilta puhumattakaan siitä, että rinnakkaistallennuslupaa tarvitsisi kysellä jokaisen erikseen sähköpostilla lehden toimittajilta. SHERPA/RoMEO-tallennus helpottaa tältä osin myös toimittajien ja toimitussihteerien työtaakkaa.   

Olisi rinnakkaistallennuksen kannalta ensiarvoisen tärkeää, että SHERPAlla olisi toimintaansa tarvittavat resurssit, jotta se pystyisi ylläpitämään mahdollisimman ajantasaista ja laadukasta tietokantaa. Tällä hetkellä vaikuttaa siltä, että resursseja työhön ei ole riittävästi. Tässäkin hankkeessa havaittu tietojen hidas päivittyminen ja ilmeisesti kiireestä johtuva virheiden mahdollisuus nakertavat SHERPA/RoMEOn uskottavuutta, mikä on valitettavaa. Jos kotimaisten lehtien tietojen päivittäminen tietokantaan vie jatkossa kohtuuttomasti aikaa tai tietojen välittäminen sinne muuttuu vielä nykyistä hankalammaksi, voi olla syytä miettiä jatkossa myös mahdollisuutta kevyemmän, Suomessa ylläpidettävän, SHERPA/RoMEOta täydentävän tietokannan perustamista. Tallennuslomakkeen avulla kotimaisilta lehdiltä kerättävän tiedon siirtäminen yksinkertaiseen tietokantaan on mahdollista toteuttaa melko pienilläkin resursseilla. Ihanteellista olisi kuitenkin, että SHERPA/RoMEO toimisi ajantasaisena ja globaalisti kattavana palveluna.   

SHERPA/RoMEOssa on päivitysvaikeuksien lisäksi muitakin ongelmia. Strukturoidun metadatan puute on näistä merkittävin, sillä tietokannassa olevien lehtien linjaukset eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Tämä vuoksi tietokantaa voi hyödyntää vain rajoitetusti. Sitä kannattaa käyttää lähinnä yksittäisten lehtien linjausten tarkistamiseen. Tietokannan käyttämää värikoodiluokitusta olisi syytä miettiä kokonaan uudelta perustalta.  Tärkeä uudelleen arvioimisen kohde olisi artikkelien tallennuspaikat: julkaisuarkistojen rooli on tänä päivänä aivan toinen kuin esimerkiksi kirjoittajien omien internet-sivujen. Tätäkin tärkeämpää olisi, että embargot pystyttäisiin huomioimaan tietokannassa eri tavalla, koska nykyiset jopa mielivaltaisilta vaikuttavat merkitsemistavat voivat johtaa tietokannan käyttäjän täysin harhaan. Open Access -liikkeen alkuperäinen tavoite, jossa tutkijalla olisi mahdollisuus tallentaa tutkimuksensa avoimeksi heti sen ilmestyttyä, on osoittautunut sangen vaikeasti saavutettavaksi. Vaikka näin ideaaliseen tilanteeseen ei ole päästy, ei embargojen olemassaolo ole kuitenkaan tarkoittanut kuoliniskua rinnakkaistallentamiselle: on kuitenkin aina parempi avata tutkimuksensa viiveellä kuin ei ollenkaan.